AFRY PID Finland digitalisoi myyntiprosessiaan Power Platformin avulla 

Ajankohtaista Kirjoittanut:
Yhteistyössä Digital Illustratedin kanssa AFRY PID Finland päätti luoda digitaalisen tavan valmistella tarjouksiaan
Digital Illustratedin Antti Martikainen istuu sohvalla läppäri kädessään
Digital Illustratedin Antti Martikainen on ollut mukana AFRYn projektissa alusta alkaen suunnittelija- ja toteuttajaroolissa.

Vuonna 2019 AFRY (tuolloin Pöyry) Process Industries Division Finland (PID Finland) käsitteli tarjouksia, osana myyntiprosessiaan, Excel-tiedostojen avulla. Excelien avulla kuvattiin suurten tarjousten sisällön laajuus (scope), sekä vastuut AFRYn, sen asiakkaan ja muiden osapuolten välillä, esimerkiksi neuvoteltaessa suurten tuotantotehtaiden rakentamisesta kansainvälisesti. Excel-taulukoiden käyttö aiheutti useita haasteita. Esimerkiksi eri tiedostoversioita jaettiin sähköpostitse ja vallitsevien toimintatapojen muuttaminen oli vaikeaa. Suurin haaste oli kuitenkin se, että Excelit eivät määritelleet riittävän selkeästi ja yksityiskohtaisesti vastuita AFRYn ja sen asiakkaiden välillä.

Power Platformin avulla luotiin parempi toimintamalli

Yhteistyössä Digital Illustratedin kanssa AFRY PID Finland päätti luoda digitaalisen tavan valmistella tarjouksia, tavoitteenaan prosessien standardointi, tehostaminen ja sen varmistaminen, että hankkeen laajuus ja vastuut voidaan esittää asiakkaalle sopivassa, selkeässä ja standardoidussa muodossa. Oli ilmeistä, että AFRY-visualisointiohjeiden mukainen ja standardoitu, selkeärakenteinen Word / PDF-asiakirja palvelisi Excel-tiedostoja paremmin. Tämän siirtymän mahdollistaminen edellytti sitä, että Excel-tiedostojen käytöstä luovuttiin kokonaan. Tarvittiin johdonmukainen ja luotettava tapa kerätä relevanttia tietoa jäsennellysti – minkä tahansa tarjouksen automaattisen ja onnistuneen tulostamisen takaamiseksi.

Uuden prosessin keskeisiä rakennusosia ovat a) Power App, joka tukee tarjouksen luomista, b) Teams, joka tukee yhteistyötä, c) metatiedotetut SharePoint-kirjastot, jotka mahdollistavat kaikkien asiakirjojen säilytyksen yhdessä paikassa, ja d) tulostustoiminnot osana sovellusta. Kaikki nämä nivoutuvat yhteen automaation ja metatietojen kautta.

Kaavio uuden ratkaisun rakennusosista

Kuva 1: Uuden ratkaisun neljä keskeistä rakennusosaa.

 

Canvas Power App -sovellus tukee myyntiprosessia ja koordinoi tarjoustyötä, mahdollistaen:

  • Tarjousten luonnin ja hallinnan asiaankuuluvilla metatiedoilla, kuten maa, projektivaihe ja liiketoimintayksikkö.
  • Tiimityöskentelyä tukevan Teams-ympäristön automaattisen luonnin, sekä document setin (kansio metatiedoilla) luonnin SharePointin tarjouskirjastoon.
  • Tarjousryhmän vastuiden määrittelyn ja ryhmän jäsenten kutsumisen projektiin ja Teamsiin, sekä tapaamisajan haarukointi tarjouksen aloituskokoukselle.
  • Toiminnot, joiden avulla voidaan määritellä kunkin tarjousalueen laajuus (scope), sekä vastuualueet ja työmäärät. Tämä tarkoittaa usein satojen rivien muokkaamista suurta tarjousta varten.
  • Versioiden hallinta
  • Tietojen vertailu vastaaviin tarjouksiin (esimerkiksi vaiheen ja liiketoimintayksikön perusteella) ja lopuksi scopen (tarjouksen keskeisin liite) automaattinen tulostaminen.

Power Automate- ja Logic App -työnkulut, jotka automatisoivat tarjoukseen liittyvien Teams- ja SharePoint-kansioiden, prosessiin liittyvien ilmoitusten ja kutsujen luomisen sekä tulostavat liitteet metatietoineen Word-muodossa.

SharePoint-kirjasto, johon tallennetaan automatisoidusti luodut liitteet sekä manuaalisesti luodut tiedostot. Kaikki kansiot sisältävät tarjousten metatiedot, mikä tukee tarjousten helppoa suodatusta ja löytämistä niiden kohdemaan, liiketoimintayksikön tai vaiheen perusteella.

Teams – tukee tarjoustiimien yhteistyötä. Teamsia hyödynnetään myös sovellustapahtumiin liittyvien ilmoitusten viestinnässä, esimerkiksi kuitattaessa tietoja viimeistellystä vastuumäärittelystä.

Power App -sovellus toimii liimana kaikkien näiden elementtien välillä. Jokainen tarjous sisältää suorat linkit liitännäisiin Teams- ja SharePoint-resursseihin, mikä mahdollistaa sujuvan siirtymisen työkalusta toiseen.

Screenshot tarjoustietokannasta

Kuva 2: Power-sovellus korvaa nyt Excelin ja kerää tiedot tarjoustietokantaan yhdistämällä kunkin tarjouksen sitä vastaaviin Teams- ja SharePoint-resursseihin.

 

Digitaalisen ratkaisun edut

Projektin seurauksena AFRY PID Finland on pystynyt parantamaan asiakasviestintäänsä hyödyntämällä selkeämpiä ja visuaalisempia määritelmiä, sekä parantanut toimintatapojaan. ”Olen erittäin iloinen nähdessäni, että näillä viimeaikaisilla parannuksilla on ollut merkittävä myönteinen vaikutus tarjoustyömme tehokkuuteen ja laajuuden standardointiin. Tavalliset toimituspakettimme ovat edelleen joustavia ja jättävät tilaa ja vapautta optimoida toimitukset paikan päällä tapauskohtaisesti. ”, Sanoo varapuheenjohtaja Kim Lucander.

Helppokäyttöinen sovellus on ollut avainasemassa tämän siirtymän mahdollistamisessa. Seurauksena on, että ratkaisun onnistuneen käyttöönoton jälkeen Suomessa AFRY Process Industries -divisioona aikoo laajentaa prosessia ja työkalupakettia muihin toimintamaihinsa. ”Me AFRYssä hyödynnämme mielellämme digitaalisten alustojen mahdollisuuksia. Power Platform on osoittautunut joustavaksi ja auttanut meitä tehostamaan työtapojamme ja hallitsemaan liiketoimintariskejä. Arviomme mukaan säästämme 10-20% tarjoustyöhön tarvittavasta työstä, verrattuna vanhoihin toimintatapoihin ”, sanoo projektinhallinnan johtaja Philippe Lafferre.

Seuraavaksi AFRY PID Finland pyrkii soveltamaan samanlaisia menetelmiä ja työkaluja digitalisoidakseen prosessejaan edelleen aina projektin toteutukseen asti.

 

Available in English here.