Digital Illustrated ja Valtori kumppaneina digitalisoimassa valtionhallintoa

Refe Kirjoittanut:
Digital Illustrated tuottaa SharePoint- ja Office 365-asiantuntijapalveluita Valtorin (Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori) asiakkaille monivuotisen sopimuksen puitteissa. Yhteistyö käynnistyi vuonna 2016. Yhteisiä tavoitteitamme ovat ensiluokkaisen asiakaskokemuksen tuottaminen, organisaatioiden tiedonhallinnan ydinprosesseihin liittyvien toimintatapojen kehittäminen sekä organisaatioiden sisäisen viestinnän ja kommunikoinnin parantaminen.

Yhteistyön aikana olemme toteuttaneet useita intranet- ja digityöympäristöratkaisuja valtionhallinnon toimijoille. Näissä toteutuksissa Digital Illustrated vastaa Sharepoint- ja Office 365-tekemisestä ja Valtori puolestaan tietoliikenteestä, mahdollisista käyttöpalveluista, kuten konesalipalveluista, tietoturva- ja kyberturvallisuudesta sekä identiteetin- ja pääsynhallinnasta. Yksi uusimmista yhteistyön tuloksista on tammikuussa 2019 julkaistu Valtorin uusi, moderni intranet nimeltään Vintra.

Valtorin uusi intranet toteutettiin pilveen

Valtorin intranet uudistettiin syksyn 2018 ja talven 2019 aikana vastaamaan paremmin sisäisen tiedonhaun ja -hallinnan sekä vuorovaikutuksen tarpeisiin. Uusi intranet toteutettiin Office 365 -alustan SharePoint Online -tuotteella sekä osin Azure PaaS -alustalla. Käyttöönotettuja alustan tarjoamia moderneja toiminnallisuuksia ovat esimerkiksi SharePointin viestintäsivustot (Communication sites), Hub-sivustot ja Yammer (ohjelmisto ryhmäkeskusteluun). Pilviratkaisu on tiedon suojaustasoltaan julkinen. Korkeampien suojaustasojen intranet-ratkaisuja on toistaiseksi mahdollista toteuttaa on premises -ympäristöihin.

SharePointin viestintäsivustot tuovat mukanaan modernin ja responsiivisen ulkoasun. Modernin ulkoasun etuna on intranet-palvelun jatkuvasti ja nopeasti kehittyvä teknologia. SharePointiin tulevat uudet ominaisuudet voidaan ottaa nopeasti käyttöön intranet-palvelussa. Jatkuvan kehityksen lisäksi myös sisällöntuotannon nopeus ja helppous, sivujen latautumisnopeus ja valmiina tarjolla olevat päätelaitemukautuva ulkoasu ja rakenne- sekä sisältöelementit olivat myös seikkoja, jotka puolsivat modernin ulkoasun ratkaisua.

Nopeasti ja jatkuvasti kehittyvä ja muuttuva ympäristö vaativat jatkuvaa seuraamista siinä, mitä muutoksia Microsoftin roadmapilla on tulossa ja miten ne asiakkaan ympäristöön vaikuttavat. Valtori olisikin toivonut projektin alussa enemmän tietoa siitä, mihin kaikkeen järjestelmässä pystytään itse vaikuttamaan ja mikä määrittyy alustalta.

Projekti toteutettiin ketterällä menetelmällä kahden viikon sprinteissä, joista Sprint 0 oli tarkentava (suunnittelu ja määrittely). Tämän lisäksi oli seitsemän toteutussprinttiä. Kokonaisuudessaan projektin toteutusvaihe kesti noin 5 kuukautta. Valtorin näkökulmasta kyseessä ei ollut ainoastaan intranet-projekti, vaan paljon laajempi kokonaisuus, jossa otettiin käyttöön muitakin Office 365 -työkaluja.

Uuden intranetin lanseerauksessa keinot ovat monet

Valtorissa on noin 1300 työntekijää ja se toimii eri puolella Suomea noin 30 toimipisteessä. Jotta työntekijät saadaan sitoutettua uuden palvelun käyttöön, Valtorin viestintäyksikkö ja uudistusprojektin ohjausryhmä miettivät, miten uuden intranetin lanseeraus tulisi hoitaa. Projektista uutisoitiin Valtorin työntekijöille pitkin matkaa ja kerrottiin väläyksiä siitä, mitä tuleman pitää. Lisäksi käyttäjille tehtiin käyttäjäkyselyjä, joissa he mm. pääsivät äänestämään intranetin etusivun ulkoasusta.

Uuden intranetin etusivulle tehtiin PowerApps-toteutuksena ns. Vintra-passi, jonka avulla Vintran käyttäjiä opastetaan ja ohjataan tutustumaan intranetin uusiin toiminnallisuuksiin. Passin kautta moni valtorilainen saatiin ohjattua mm. täydentämään omat tietonsa profiilitietoihin. Julkaisun juhlistamiseksi toimipisteet saivat jaettavakseen Vintra-vitamiineja talven piristykseksi.

Kokemukset uudesta intranetista

Uuden intranetin myötä tavoiteltiin seuraavia hyötyjä:

  • Sujuvampia, uudempia ja moderneja työkaluja käyttöön
  • Sisäisen viestinnän ja vuorovaikutteisuuden lisääminen
  • Tiedon hyvä löydettävyys ja ajantasaisuus
  • Päivittäisen työn tehostuminen
  • Raikas ilme
  • Enemmän vuorovaikutusta henkilöstön kesken
  • Laaja sisällöntuottajajoukko
  • Sivusto on käytettävissä eri päätelaitteilla, kuten tabletilla ja kännykällä.

Valtorin viestintäpäällikkö Tuuli Ojakangas toimi intranetin uudistusprojektissa useassa eri roolissa ja oli mukana lähes kaikessa, mitä projektin puitteissa, suunnittelussa ja toteutuksessa, tehtiin. Yhteistyö jatkuu edelleen ylläpidon ja jatkokehitystöiden osalta.

Tuuli Ojakangas kertoo, että kaikki intranetille asetetut tavoitteet saavutettiin. Erityisesti vuorovaikutteisuus mahdollistuu nyt hienosti. Todella tyytyväisiä ollaan esimerkiksi siihen, että sivuille voi kätevästi lisätä sisällöstä vastaavan henkilön yhteystietokortin, jolloin lukijat voivat tarvittaessa kysyä lisätietoja suoraan häneltä.

Henkilöhaku on laajassa organisaatiossa erittäin tärkeä toiminto intranetissä. Vintraan se rakennettiin räätälöitynä toiminnallisuutena. Sen kautta on löydetty perustietojen lisäksi hyvin spesifistäkin osaamista, kun erityistaidosta on ollut maininta esimerkiksi oman Delve-profiilin Harrastukset-kentässä. Henkilöhakua käytetään monenlaisiin tarpeisiin ja sen toimivuutta halutaan edelleen hioa eteenpäin.

Valtorin henkilöstö on ottanut Vintran hyvin vastaan. Jalkautuksessa riittää työtä, kun organisaatio on laaja ja heterogeeninen. Valtorin viestintäjohtaja Leena-Mari Tanskanen sanoo, että uudesta intranetistä rakennetaan Valtorin sisäisen viestinnän hermokeskus, jonne muualla olevaa tietoa linkitetään.

”Tällä hetkellä Vintrassa on lähes 100 sisällöntuottajaa, mikä on huima ero aiempaan noin 15 hengen ryhmään. Olen iloinen siitä, että näin laaja joukko työntekijöitämme on lähtenyt aktiivisesti mukaan intranetin ylläpitotyöhön. Ajantasainen tieto on nyt nopeammin saatavilla”, Tanskanen sanoo.

Moderni SharePoint mahdollistaa sisällöntuottajalle helpon ja monipuolisen sisällön tuottamisen nopeasti drag&drop-toiminnolla. Tuuli Ojakankaan mielestä ”alusta on toiminnoiltaan todella joustava ja vain mielikuvitus on rajana, millaisen intranetin haluat rakentaa.”