Edessä asiakasyhteistyön tai projektin aloittaminen etänä? Me onnistuimme Teamsilla!

Ajankohtaista Kirjoittanut:
Etätyösuosituksen myötä yhä useampi projekti aloitetaan kokonaan virtuaalisesti. Teamsin avulla yhteistyön aloittaminen uusienkin asiakkaiden kanssa onnistuu ilman fyysisiä kohtaamisia.
Mies pitelee kädessään puhelinta jossa on auki Microsoft Teams

Uusien asiakkaiden kanssa yhteistyön aloittaminen, samoin uusien projektien aloittaminen, on IT-konsulteille arkipäiväistä hommaa. Ainahan uuden asiakkaan kohtaamisessa ja samalla uuteen projektiin sukeltamisessa on oma jännityksensä – millaisia asiakkaan yhteyshenkilöt ovatkaan? Onnistuuko työskentely heidän kanssaan mutkattomasti vai joudutaanko viilailemaan pilkkua joka ikisessä asiassa?  Yleensä jännitys laukeaa sen ensimmäisen asiakaspalaverin yhteydessä. Yhteiset työskentelytavat asettuvat vähitellen paikoilleen ja henkilökemiat joko loksahtavat, tai sitten eivät loksahda paikoilleen.

Ja sitten tuli se päivä, kun uusi CRM-projekti alkoi täysin uuden ja vieraan asiakkaan kanssa keskellä koronaviruksen aiheuttamia rajoituksia. Ei asiakaspalavereja paikan päällä, ei projektin kick-offia koko projektiryhmän istuessa samassa neuvotteluhuoneessa, ei kahviautomaattikeskusteluja, ei konsultin käsien heiluttelua tussitaulun edessä. Sen sijaan asiakkaaseen ja projektiryhmään tutustuminen ja projektin kaikki asiat tuli alusta alkaen hoitaa Teamsin välityksellä (okei, muutama sähköpostikin on projektin aikana tullut lähetettyä). Nyt projektityöskentelyä on takana melkein puolitoista kuukautta, toinen sprintti lähenee loppuaan ja projekti on edennyt – hieman jopa yllättäen – suunnitelmien mukaisesti.

Teams – työkalu, työtila ja viestintäkanava

Yksi projektin juoksevia asioita helpottava työkalu on ollut Teams. Projektille perustettiin Teamsiin työtila, jossa on kaikki tarvittavat komponentit projektin läpivientiin – perinteinen keskustelukanava, tiedostot, Planner ja projektin backlogin hallintaan käytettävä DevOpsin Kanban-taulu. Asiakkaan projektiryhmän jäsenet ovat ottaneet Teamsin projektin työtilana ja kommunikointikanavana hyvin haltuun, vaikka se onkin työkaluna heille vielä uusi tuttavuus.

Projektin alussa Teamsilla pidettävien määrittelytyöpajojen kunniallinen läpivienti aiheutti hieman harmaita hiuksia, koska etätyössä vuorovaikutus asiakkaan yhteyshenkilöiden kanssa ei ole yhtä aktiivista kuin paikanpäällä pidetyissä työpajoissa. Onneksi asiakkaan projektitiimin jäsenet ovat olleet aktiivisia ja työpajat on saatu vedettyä kunnialla ja onnistuneesti läpi.

Työpajoissa kokeilimme perinteisten PowerPoint-maratonien ja järjestelmädemojen lisäksi Microsoftin Whiteboardin käyttöä tussitaulun korvikkeena. Kirjoittaminen ja piirtäminen styluksella tai sormella kosketusnäytöllä ei tietysti ole ihan sama kuin kynällä konsulttikaavioiden piirtely tussitaululle, mutta konseptuaalinen tiedon välittäminen onnistui loistavasti. Piirrokset aiheuttivat ihastusta myös DI:n projektijäsenten sisäisessä Teams-chatissa. 😃

 

Virtuaalisella whiteboardilla tehty piirrustus
Ohessa esimerkki, miten Dynamics 365:ssä tapaamisia voidaan linkittää projekteihin ja yhteyshenkilöihin ja sitä kautta seurata aktiviteetteja dashboardeilla. Selkeää, eikö totta!

Whiteboardin lisäksi olemme käyttäneet kosketusnäyttöä muutenkin hyväksemme työpajoissa ja palaverissa. Palaverien esitysmateriaali on tallennettu pdf:ksi, jolloin esitykseen voi tehdä käsin muistiinpanoja ja piirroksia ja muokatun esityksen voi tallentaa myöhempää läpikäyntiä varten. Työpajojen jälkeen olemme lähes saman tien käyneet sisäisessä Teams-palaverissa läpi työpajan muistion ja DevOpsiin työpajan aikana kirjatun backlogin. Samalla olemme tehneet tarkempaa toteutusmäärittelyä toteutussprinttiä varten koko projektitiimin kesken.

Virtuaaliseen whiteboardiin piirretty kaavio myyntiprosessin vaiheista
Myyntiprosessin työstöä virtuaalisesti

 

Teams-palaveri vs. fyysinen palaveri

Vaikka olemmekin istuneet asiakkaan projektitiimin kanssa jo useissa työpajoissa ja palavereissa, fyysisen tapaamisen puuttuminen näkyy työskentelyssä tiettynä virallisuutena, vaikka sekä DI:n että asiakkaan projektiryhmän jäsenet ovat hyvin rentoa porukkaa. Lisäksi fyysisten tapaamisten yhteydessä tulee käytyä läpi yllättävän paljon palaverien ja työpajojen ulkopuolisia asioita. Nyt työpajat ja palaverit loppuvat, kun Teams-palaverille aikataulutettu aika on loppu, sillä yleinen etätyöskentely on tehnyt aikataulutuksesta tiukempaa. Palavereja aikataulutetaan entistä enemmän peräkkäin, kun palaverien välissä ei tarvitse vaihtaa fyysisesti neuvotteluhuonetta, tai jopa siirtyä asiakkaalta toiselle. Odotamme siis innolla, että pääsemme tapaamaan asiakkaan projektiryhmän ensimmäistä kertaa naamatusten, vaikka videoyhteydellä on nähty ja tutustuttu projektin alussa ja työpajoissa.

Asiat sujuvat kyllä, mutta se kuuluisa ”se jokin” jää puuttumaan yhteistyöstä, kun projektia puuhataan pelkästään etänä. Koronan jälkeisistä ajoista haaveillen…