Espoo etenee digitalisaation aallonharjalla

Refe Kirjoittanut:
Espoon kaupunki uudisti intranetinsä modernien SharePoint-sivustojen päälle Office 365 -pilviympäristöön. Vuonna 2018 alkanut kumppanuus Digital Illustratedin kanssa tarjosi kaupungille modernin intran, mutta antaa myös jatkossa eväitä sisäisen toiminnan laajempaan uudistamiseen.

Uusi intra avattiin pilveen, ja se on vasta alkua

Espoon kaupunki otti käyttöön alkuvuonna 2019 uuden, moderniin SharePoint -teknologiaan pohjautuvan intranetin. Tavoitetila oli selkeä: kaupungin käyttöön haluttiin uudistunut ja nykyaikainen intra, joka vahvistaa johtamista, luo yhteisöllisyyttä ja vuorovaikutusta sekä tukee kaupungin henkilöstöä työssään.

Uuden intranetin tavoitteena oli koota yhteen keskeiset ohjeet, työkalut ja linkit modernille alustalle. Yhtenä tärkeimpänä osa-alueena oli ottaa paremmin huomioon eri käyttäjäryhmät, eli saada mukaan kohdennetumpaa uutisointia eri tulosyksiköille ja luoda näille omat kotipesät. Tärkeänä nähtiin myös mobiilikäytettävyys, sillä kaupungin keskeisimmän henkilöstöviestinnän kanavan tulee tavoittaa liikkuvammatkin työntekijät.

Intranet ja työtilat matkalla pilveen

Uudistus konkretisoitui kesällä 2018, kun kilpailutuksen jälkeen muutoskumppaniksi valikoitui Digital Illustrated. Muutoskumppanuus kuvaakin yhteistyötä osuvasti, sillä intranetin uudistusprojekti oli vasta ensimmäinen osa Espoon matkalla kohti pilvimaailmaa: myös kaupungin 14 000 työntekijän käyttämät työtilat siirtyvät erillisen projektin myötä Office 365-ympäristöön.

Intranet-toteutus alkoi elokuussa 2018. Projektiryhmässä oli Espoolta mukana vajaat 10 henkilöä viestinnästä, HR:stä ja tietohallinnosta. Projekti vietiin läpi ketterissä sprinteissä tiiviissä yhteistyössä Teamsia ja Planneria hyödyntäen koko projektitiimin kesken. Digital Illustratedilta projektiin osallistui viisihenkinen tiimi, jota luotsasi projektipäällikkö Milja Nohynek.

Projektivaihe kesti puoli vuotta, ja Espoon uusi intranet julkaistiin käyttöön helmikuussa 2019. Miten projekti meni, ja saavutettiinko tavoitteet?

Alku suuremmalle muutokselle

Projektiryhmästä Espoon viestintäpäälliköt Virpi Pakkala ja Taina Vehviläinen kiittelivät Digital Illustratedin tapaa pitää langat käsissään ja lähestyä projektia laajemmaltikin kuin vain ”teknisenä projektina, joka pitää viedä läpi”. Myös Digital Illustratedin puolella projekti koettiin onnistuneeksi. ”Yhteistyö asiakkaan kanssa toimi erittäin hyvin. Tämä oli iso projekti kaikille, mutta hyvällä yhteistyöllä saimme vietyä projektin aikataulussa ja budjetissa maaliin.”

Muutos uuteen toimintamalliin on kuitenkin vasta alussa ja laajempien tavoitteiden saavuttaminen vaatii aikaa. Isot organisaatiot eivät käänny hetkessä, ja muutos vanhasta, hierarkkisesta tietorakenteesta tasaiseen vaatii totuttelua. Digital Illustrated jatkaa työtä Espoon intranetin tukemisessa, ja Office 365-ympäristössä toimiminen tulee kaupungin henkilöstölle pikku hiljaa tutummaksi, sillä Digital Illustratedin luotsaama muutos työn modernisoinnin parissa Espoossa jatkuu vielä tästä eteenpäin.