Intranetin osalta tuolloin uusinta teknologiaa edusti Microsoft SharePoint 2013, jonka Verohallinto valitsi teknologia-alustakseen. Voit lukea alkuperäisestä toteutuksesta täältä. SharePoint on suosittu intranet-verkkopalveluiden alusta, jossa on suuressa roolissa ryhmätyöskentelyn tukeminen, dokumenttien hallinta, sosiaaliset ominaisuudet ja tiedon jakaminen. Kun intranetia lähdettiin uudistamaan, SharePoint 2010 oli ollut Verohallinnon tietohallinnossa käytössä pienellä porukalla. Suurelle osalle käyttäjistä SharePoint oli kuitenkin täysin uusi tuttavuus.
Tässä blogikirjoituksessa tarkastelemme mikä muuttui, mikä meni hyvin ja missä on edelleen parannettavaa, kun intranetin käyttöönotosta on kulunut useampi vuosi. Erityisesti tarkastelemme kulttuurin muutosta, jossa uudella intranetilla on ollut oma roolinsa.
Uuden intranetin myötä Verohallinto tavoitteli seuraavia hyötyjä:
- Paikkariippumattomampien toimintatapojen omaksuminen yli 5000 työntekijän organisaatiossa
- Tiedon jakaminen ja päivittäisen työn tehostaminen kattaen kaikki organisaation työntekijät
- Toimintatapojen kehittyminen
- Sisäisen viestinnän, päivittäisen tietotyön ja yhteistyön käytäntöjen uudistaminen.
Verohallinnon viestintäjohtaja Mikko Mattinen kertoi, että intranet-kehitysprojektin ollessa käynnissä, hänellä kävi mielessä, motivoituvatko Verohallinnon työntekijät käyttämään uutta intranetia ja työtiloja. Tämä pelko osoittautui hyvin nopeasti turhaksi.
”Käyttöönotto tapahtui miljoona kertaa paremmin kuin osasi kuvitellakaan.”
Erityinen ilon aihe on ollut sosiaalisen intranetin tuomat edut, joita ei kehitysprojektin aikana ollut osattu edes suunnitella. Intranetin käyttö on Verohallinnossa huippuluokkaa ja käyttö on täysveristä. Edellä lueteltuja hyötyjä on kaikkia saavutettu, nimenomaan johtuen uudistusten kombinaatiosta – yhtä ei ole ilman toista.
Avoimuuden lisääntyminen
Verohallinnon edellinen intranet oli täysin yhdensuuntainen viestintäkanava; tosin loppuvaiheessa pystyi nimettömänä jotain myös kommentoimaan. Työkulttuurissa on reilun kolmen vuoden aikana tapahtunut muutos avoimuuteen. Keskeneräisyyttä siedetään paremmin, ollaan avoimia, tiedetään mitä muissa yksiköissä tapahtuu, eivätkä yksikkörajat ole enää niin tiukkoja. Etätyö ja yhteistyö sujuvat hyvin riippumatta työntekopaikasta. Mietitään tarkasti, onko oikeasti tarvetta esimerkiksi salatulle työtilalle. Näissä kaikissa muutoksissa intranetilla on ollut oma roolinsa.
Hyvänä esimerkkinä avoimuudesta toimii Asiakaspalvelu-sivusto, joka pyörii täysin uutissyötteen varassa ja sillä on noin 2600 seuraajaa. Uutisvirta on päätä huimaava, ja se sisältää tiedotusta ja tiedon vaihtoa laidasta laitaan. Toisena esimerkkinä Verotalo-työtilat, jotka ovat toimipaikkojen omia kanavia, joissa viestitään talojen päivittäisistä toiminnoista. Vallilan toimiston Verotalo-työtilan uutissyötteellä on yli tuhat seuraajaa. Tarpeen tälle työtilalle synnytti toimipaikan muutto. Muutto-organisaatio teki päätöksen, että muuttoon liittyen ei lähetetä yhtään sähköpostia, vaan kaikki viestintä on työtilassa avointa ja kaikkien saatavilla. Tuo päätös piti ja muuton jälkeen todettiin päätöksen olleen oikea.
Mikko Mattinen käyttää intranetia hyvin paljon työssään. Hän muistaa saaneensa kollegaltaan hyvän vision intranetin käyttöön:
”Intra on käytännössä se työkalu, jolla korvataan sähköposti sisäisessä viestinnässä.”
Intranetissa tieto on pääsääntöisesti kaikille avointa ja kaikkien käytettävissä. Päivittäiset käyttökohteet Mikolla ovat sisäisen viestinnän ohella esimerkiksi dokumenttien jakaminen ja työstäminen yhdessä muiden kanssa, ryhmätyötiloissa työskentely sekä tärkeiden linkkien jakaminen.
Uudet työkalut työprosessien tukena
Verohallintolaiset ovat ottaneet uudet työkalut hienosti haltuun ja uutta tekniikkaa sovelletaan paljon. Aiemmin tietoja kerättiin paljon erilaisiin exceleihin, esimerkiksi verotukseen liittyviä asioita. SharePointin käytön myötä on opittu, kuinka paljon helpompaa on kerätä tarvittava tieto luetteloon, ja kuinka helppoa luetteloiden päälle on tehdä tarvittavia lomakkeita. Tähän liittyvä suuri muutos on tapahtunut viimeisen 1-1,5 vuoden aikana. Loppukäyttäjät ovat oppineet, että luettelon voi tehdä lomakkeen kautta, jolloin massiivisten luetteloiden käsittely on yksinkertaista ja helppoa.
Intran kehityskohteet
Kehitystoiveita intranetista tulee eniten liittyen SharePointin haku-toimintoon. Käyttäjillä on tapana verrata intranetin hakua Googlen hakuun, joka on maailman kehittynein hakukone. Intrastakin haettava tieto loppujen lopuksi aina löytyy, ja käyttäjät ovatkin alkaneet ymmärtää rajauksen merkityksen hakuja tehdessään. Toki hakua myös kehitetään jatkuvasti, ja käyttäjien koulutukseen ja tukemiseen panostetaan.
Uutissyöte on tuonut intranetiin odotuksia enemmän keskustelua ja vuorovaikutusta, mutta nyt on nähtävissä jo tarve seuraavalle askeleelle. Sosiaalinen vuorovaikutus ja yhteistyön tekeminen kiinteänä osana päivittäistä työskentelyä nähdään tärkeänä asiana. Onko työkaveri samassa toimipisteessä tai toisella puolella Suomea ei näy työntekijälle mitenkään. Halutaan luoda vielä edistyksellisempiä ja moniulotteisempia sosiaalisia ryhmiä, jotka koostavat ihmiset, osaamisen, pika- ja sähköpostiviestit, dokumentit, keskustelut ja kalenterit yhdeksi työryhmäksi.
Muutoksen johtaminen
Verohallinnossa keskijohto on ollut kaikkein tärkein linkki työtapojen muutoksessa intranetin suhteen. Muutoksen johtaminen tapahtuu erilaisissa foorumeissa, ihmisten kohtaamisissa – se on läsnäoloa ja esimerkin näyttämistä. Esimiehen suhtautumisella on tärkeä merkitys muutoksen läpiviemisessä. Mikäli esimies ei sitoudu muutokseen, ei voida olettaa, että muutkaan sitoutuvat. On myös ymmärretty, että kaikkien ei tarvitse ottaa uusia työkaluja käyttöön, mutta että kaikkia työntekijöitä tuetaan ja koulutetaan työntekijän oman tahtotilan mukaan. Uuden oppiminen on välillä hidasta ja on normaalia, että uusien työkalujen käyttöönottoon liittyy myös muutosvastarintaa. Muutosvastarinta on ihmisen luonnollinen tapa ottaa aikaa henkilökohtaisella tavalla ja sopeutua muutokseen.
Loppusanat
Verohallinto tavoitteli Intra-uudistuksella paljon: yhdenmukaisuutta, paikkariippumattomuutta, työn tehostamista ja yhteistyötä muun muassa. Kaikkiin näihin intranet-uudistus vaikutti positiivisesti. Käyttäjät ovat järjestelmään ylintä johtoa myöten tyytyväisiä. Mutta maailma muuttuu ja käyttäjien toiveet muuttuvat. Näin ollen toimintaakin on jatkuvasti tarpeen kehittää ja muutoksessa pitää pysyä mukana.
Käyttäjien näkökulmasta intranetin sosiaalinen puoli on tulevassa kehityksessä vielä isommassa roolissa. Tarvitaan lisää mahdollisuuksia ja ominaisuuksia yhteistyön tekemiseen ja sisäiseen viestintään. Mikko Mattisen visioissa intranet voisi jatkossa olla myös extranetin kaltainen sovellus, josta Verohallinnon kumppaniverkosto (esimerkiksi tilitoimistot, taloushallinto ja hallintojen väliset yhteistyöverkostot) ja asiakkaat voisivat löytää tietoa esimerkiksi hakupalveluiden kautta. Laajentuminen kumppaniverkostoon yhteisen intranet ja/tai extranet -ratkaisun myötä tehostaisi ja helpottaisi työntekemistä ja yhteistyötä entisestään. Sitä mukaan, kun uusia ominaisuuksia otetaan haltuun, tarpeet kasvavat. Esimerkiksi mobiilikäytön osalta otetaan nyt ensimmäisiä askelia. Verohallinto haluaa pysyä kehityksessä vahvasti mukana, ja tätä työtä tehdään jatkuvasti eri areenoilla.
Blogi-kirjoitus syntyi yhteistyössä Verohallinnon Päivi Annalan ja Mikko Mattisen sekä twodayn Milja Nohynekin kanssa.