Intranet Teamsilla – näin siinä onnistuttiin!

Refe Kirjoittanut:
Kun noin 50 työntekijän Liikenneturvassa koitti aika ketteröittää ja uudistaa vanhanaikaiseksi koettua SharePoint pohjaista Intranettiä, lähdettiin pohtimaan Teamsin potentiaalia Intranet käytössä. 

Lähtökohtana käyttäjien tarpeet

Liikenneturvan entinen intranet oli tyypillinen pienen organisaation intra: aktiivisen uutisosion lisäksi sieltä löytyivät tärkeimmät työskentelyohjeet, mediasyötteitä sekä pikalinkkejä töissä tarvittaviin sovelluksiin ja nettisivuille. Intranet oli rakennettu monta vuotta sitten klassisen pilvi-SharePointin päälle ja se oli käytettävyydeltään heikko – esimerkiksi mobiilissa intra ei käytännössä toiminut lainkaan.

Noin puolet liikenneturvan henkilöstöstä työskentelee keskustoimistossa Helsingissä ja aluetoimipisteissä puolet. Liikenneturvan henkilöstöpolitiikkaa ohjaa henkilöstöstrategia, jonka tavoite on lisätä tehokkuutta, luotettavuutta ja henkilöstön viihtyvyyttä. Uutta intraa suunnitellessa tärkeimmiksi tavoitteiksi asetettiinkin ketteryys, tavoitettavuus ja käytettävyys.

 

Käyttäjälähtöinen suunnittelu ja pilotointi takasivat ketterän etemisen!

Uusi intranet ei syntynyt yhdellä istumalla, se oli dynaamisen yhteiskehittämisen lopputulos, jota jumpattiin useissa työpajoissa. Uuden intranetin suunnittelu aloitettiin marraskuussa tutustumalla sisäisen viestinnän ja ryhmätyöskentelyn silloiseen nykytilaan ja tarpeisiin. Tämän jälkeen uusia työvälineitä ja toimintamalleja pilotoitiin ensin pienellä porukalla.

Pilotoinnin jälkeen käsitystä nykytilasta syvennettiin kartoittavien haastattelujen avulla, joiden tavoitteena oli koostaa kokonaiskuva käytössä olevista työvälineistä ja toimintamalleista. Pienestä koosta huolimatta organisaatiossa on runsaasti työryhmiä ja projekteja, joiden jäsenet sijaitsevat ympäri Suomea. Sekä talon sisällä että ulkoisten toimijoiden kesken oli aktiivisessa käytössä niin sähköposti, Whatsapp kuin Facebook-ryhmätkin, dokumentteja löytyi virallisten välineiden lisäksi muun muassa Google Drivestä ja Dropboxista. Eri välineisiin hajautunut tieto koettiin haasteelliseksi kiireisessä arjessa. Lisäksi toivottiin, että viestintä ryhmien välillä olisi avoimempaa.

Kun kuva nykytilasta oli hahmottunut selkeästi, työskentelyä jatkettiin edelleen työpajoissa, joissa kaavailtiin kokonaisvaltainen toimintatapojen muutosprojekti. Suunnittelutyön lopputulemana saatiin alustava suunnitelma, joka käytiin läpi yhteisessä työpajassa, jossa koottiin yhteen myös kokemukset piloteista. Alustava suunnitelma harvoin on paras suunnitelma, ja luonnollisesti suunnitelmaa jalostettiin ja hiottiin Liikenneturvan johdolle järjestetyssä digityöpajassa. Kaiken kaikkiaan viiden haastattelun, neljän työpajan ja yhden pilotoinnin tuloksena syntyi lopullinen sisäisen viestinnän ja ryhmätyöskentelyn toimintatapamuutoksen jalkautussuunnitelma. Toimintamuutos viimeisteltiin ja hyväksyttiin helmikuun alussa, jonka jälkeen intranet siirrettiin Teamsiin.

 

Onnistumisen avaimet ja toimintatapamuutoksen vaikutukset:

Räätälöidyt koulutukset ja ohjeistukset, sekä taustalla pyörivä jatkuva tekninen tuki, mahdollistivat uuden intran menestyksekkään jalkautuksen. Pilotointi osoittautui erityisen hyväksi, sillä sen onnistumisen myötä päästiin testaamaan Teamsia intrana käytännössä jo ennen sitoutumista suureen toimintatapatransformaatioon. Pilotoinnista saadun positiivisen kokemuksen jälkeen uskallettiin heittäytyä täysillä mukaan muutokseen!

Lopputuloksena Liikenneturvalle rakennettiin yksi yhteinen Teams, johon on kutsuttu kaikki organisaation työntekijät. Teamsin ylänavigaatiosta löytyy organisaation uusi OneNotessa sijaitseva intra-välilehti ja yli kymmenen muuta hyödyllistä linkkiä. OneNoteen on koottu kaikki oleelliset ohjeistukset ja perehdytysmateriaali.

 

Hyödylliset linkit ja lomakkeet on kiinnitetty Teamsin ylänavigaatioon.

Hyödyntämällä joustavaa Teamsin käyttöliittymää voitiin saavuttaa nopean viestinnän ja intranetin staattisemman sisällön hyödyt kaikilla päätelaitteilla​. Liikenneturvan Teamsissa hyödynnetään muun muassa kanavia keskustelupalstan korvaajana, välilehtiä Intranetin osina, muistikirjoja tiheästi päivittyvän tiedon ylläpitämisessä ja yksittäisiä Teamseja työtiloina, sekä upotettuja Forms-lomakkeita tiedon keräämiseen. Vanhassa intrassa olleet erilaiset lomakkeet aina lounassetelitilauksista ylityöpyyntöihin korvattiin Forms-lomakkeilla ja kiinnitettiin Teamsin ylänavigaatioon. Entisen intran uutisosio siirrettiin Teamsiin keskustelusisällöksi. Muutoksen myötä interaktiivisuus on kasvanut ja tykkäyksiä ja kommentteja uutissisältöön satelee.

 

Lounassetelien tilaus hoituu Forms-lomakkeella.

Teamsiin siirtymisen myötä avoimuus ja kommunikointi ovat lisääntyneet, viestintä muuttunut ytimekkäämmäksi ja tiedonkulku organisaation sisällä parantunut. Tänään, Liikenneturvan intranet on jo erilainen kuin mitä se oli heti käyttöönoton jälkeen. Intranetin sisältö on dynaaminen ja intra kasvaa organisesti uusien tarpeiden noustessa. Syksyn 2019 työhyvinvointikyselyllä tiedon kulku organisaation sisällä oli noussut edellisen vuoden arvosanasta 3 arvosanaan 3,7.

Projektin vetäjänä toiminut Anni Muukkonen on enemmän kuin tyytyväinen tämän hetkiseen tilanteeseen:

”Teamsin käyttöönotto ylitti kaikki odotukset. Olimme varautuneet muutosvastarintaan ja teknisiin haasteisiin. Siirtymäajan aikana suoritettu henkilökohtainen koulutus kaikille työntekijöille kantoi hedelmää ja kun vanha intra suljettiin, ei kukaan jäänyt kaipaamaan sitä. Työvälineet ovat ketteriä ja niiden käyttö näppärää. Ilman Digital Illustratedilta saatua asiantuntevaa ohjausta emme olisi osanneet edetä projektissa niin hyvin työntekijän tarpeisiin perustuen kuin yhdessä DI:n kanssa teimme.”