Kustannussiirtojen hyväksymisprosessi

Case Kirjoittanut:
Asiakkaan sisäisten kustannussiirtojen hyväksymisprosessi oli toteutettu järjestelmällä x. Kun järjestelmän käyttö päätettiin lopettaa, piti nopealla aikataululla ratkaista miten hyväksymisprosessi hoidetaan jatkossa. Asiakkaalla on käytössään Office 365 -palvelu ja vastaus löytyikin sieltä.

Tarve

Kyseisessä organisaatiossa kuka tahansa voi pyytää sisäistä kustannussiirtoa. Pyynnöt sekä niihin liittyvät kommentit ja hyväksymiset/hylkäämiset tulee tallentaa kirjanpitoa varten. Pyyntöjen hyväksyminen on kaksitasoinen. Toisen tason hyväksyjä määräytyy pyynnön sisällön perusteella.

Kustannussiirron pyytäjä ei luonnollisestikaan saa nähdä kuin omat pyyntönsä. Samoin ensimmäisen tason hyväksyjät eivät saa nähdä kuin heille suunnatut pyynnöt.

Lopuksi maksetut ja hylätyt pyynnöt arkistoidaan.

Ratkaisu

Kyseessä on itseasiassa aivan geneerinen ongelma. Kutsutaan sitä vaikka kevyeksi asiankäsittelyprosessin sähköistämiseksi. Onneksemme nämä ovat varsin nopeita ratkoa käyttäen Office 365:n ja Azuren palveluja.

Tällä kertaa ratkaisu koostui seuraavista osista:

Tietovarasto

Aktiiviset pyynnöt tallennetaan SharePoint -listalle. Arkisto on oma erillinen SharePoint -listansa. Lisäksi ratkaisu sisältää apulistoja, joiden avulla prosessia ohjataan.

Työnkulut

Azuren LogicAppsit sisältävät ratkaisun ”sovelluslogiikan” eli kaiken sen mitä tapahtuu kun uusi pyyntö luodaan tai olemassa olevaa pyyntöä muokataan. Ne lähettävät myös prosessissa mukana oleville henkilöille ilmoituksia aina kun pyyntö edellyttää heiltä toimenpiteitä.

Luvitukset

Käyttöoikeudet ovat ratkaisussa keskeisesä roolissa. Ne hoidetaan täysin automaattisesti Azure Functionsia hyödyntäen .