Hankkeen tavoite, lopputulos sekä keskeisimmät hyödyt
Hankkeen tavoitteena oli uudistaa Kymsoten viestinnällinen intranet Microsoft 365 –ympäristöön nopeasti käyttöönotettavia moderneja elementtejä sekä kevyitä räätälöintejä hyödyntäen. Intranet on Kymsoten tärkein organisaation sisäinen viestinnällinen kanava, jonka tärkein tehtävä on tukea Kymsoten 6000 työntekijää heidän päivittäisessä viestinnässä ja tarjota käyttäjilleen tarkoituksenmukaisesti kohdennettua sisältöä.
Hankkeen lopputuloksena Kymsoten organisaatiolla on moderni viestinnällinen Sharepoint Online –intranet, joka tarjoaa käyttäjille esimerkiksi kohdennettuja oman palveluketjun uutisia, käyttäjän omia personoituja linkkejä ja oikopolkuja omiin järjestelmiin sekä pelillisen elementin uuden intranetin toiminnallisuuksiin tutustumiseen. Projektissa varmistettiin intranetin toiminnallisuuksien saavutettavuusvaatimusten täyttyminen, ja Kymsote puolestaan varmisti saavutettavuusvaatimusten täyttämisen intranetin sisällön osalta. Projektissa luotiin myös Microsoft road-mappiin perustuva kehityssuunnitelma ja jatkuvien palveluiden malli.
Keskeisimpiä hyötyjä uudistus toi viestinnän- ja kollaboraation tehostumisen kautta sekä uusien yhteisten ja selkeiden toimintamallien- ja työkalujen muodossa. Lisäksi työpäivän tehostuminen ja yksinkertaistuminen, tiedon ja dokumenttien parempi löydettävyys sekä viestinnän tehostuminen olivat uuden järjestelmän kautta saavutettavia hyötyjä. Luonnollisesti kustannustehokkuus on myös merkittävä: ulosmitataan jo tehdyn investoinnin hyödyt Microsoft -lisenssien muodossa ja maksimoidaan niiden käytön kapasiteetti hyödyntämällä Microsoft 365 out-of-the-box valmisominaisuuksia.
Kymsoten viestintäjohtaja Anni Björklund kertoo projektista seuraavaa:
”Ennen varsinaista uuden intran käyttöönottoprojektia meillä oli ollut pitkä valmisteluvaihe. Oli siis suuri ilo päästä vihdoin varsinaiseen käyttöönottovaiheeseen, ja tyytyväisyyttämme kasvatti, että projektin tämä vaihe eteni koko ajan sujuvasti ja julkaisu onnistui aikataulussa. Projektin kannalta oli myös mielekästä se, että asiat joissa piti etsiä vastauksia valmisominaisuuksien ulkopuolelta DI:llä oli nopeasti tarjota useampia ratkaisuja. Olemme tyytyväisiä tuotteeseen ja myös siihen tietoon, että mikäli haluamme kehittää intranetiä eteenpäin, ja näin ajatus onkin, niin se on mahdollista ja siihen meille on myös hyvä tuki DI:n puolelta.”
Toimitus
Keskeistä hankkeessa oli ymmärtää Kymsoten nykytila, tavoitteet, käyttäjien tarpeet ja profiilit. Projektin keskiössä oli sisäisen viestinnän tarpeisiin määritelty ja tuotettu viestinnällinen Microsoft 365 –valmisominaisuuksilla tuotettu intranet, joka toimii keskeisenä osana työskentelyn käyttöliittymää. Koska konsepti laadittiin pitkälti SharePoint Onlinen valmisominaisuuksiin ja kevyisiin laajennuksiin perustuen, oli uuden intranetin toteutus teknisesti suhteellisen kevyt, eikä kaivattu raskasta projektiorganisaatiota. Toimittajan projektimallit pohjautuvat ketterän kehityksen projektimallin periaatteisiin. Projekti aloitettiin vaatimusten tarkennuksella Sprint 0 -mallilla, joka sisälsi muun muassa toiminnallisia työpajoja, tärkeimpien käyttötapausten määrittelyn sekä demoja.
Teams –ryhmätyötiloja hyödynnettiin heti projektin alusta alkaen projektiryhmän omassa työskentelyssä. Teamsissa käytiin jatkuvaa viestintää projektiin osallistuvien tahojen välillä ja Toimittajan avainhenkilöt tukivat jatkuvasti Asiakkaan projektiryhmää.
Intranet julkaistiin aikataulussa kesäkuussa 2021, noin puolen vuoden päästä projektin aloituksesta. Kymsote päivitti intranetin sisällöt uuteen järjestelmään ja sisällöntuottajien kommentit olivat myönteisiä sisällöntuotannon helppouden ja mielekkyyden puolesta. Projekti koettiin sekä Kymsoten että DI:n puolella onnistuneeksi. Yhteistyö osapuolten välillä toimi erittäin hyvin. twoday jatkaa työtä Kymsoten intranetin tukemisessa.