Miten hoitaa Office 365:n muutoshallinta?

Blogi Kirjoittanut:

Onko organisaationne kartalla, mitä Office 365:n kehityskaarella pitäisi nyt huomioida? Onko eri käyttötapaukset ja tulevat suuremmat muutokset suunniteltu? Esimerkiksi Microsoftin Ignite-tapahtumassa ja sen jälkimainingeissa on ollut paljon julkistuksia ja keskustelua Office 365:n tulevaisuudesta. Tässä kirjoituksessa avaan omia näkökulmiani esimerkkien kautta siihen, kuinka hallita Office 365:n muutoksia.

Office 365 – muutoshallinnan eri tasot

Pilvimaailmassa elävät organisaatiot ovat jo oppineet, että yksityiskohdat ja käyttökokemus saattavat muuttua Office 365:ssa yhtäkkiä. Nopeiden ja pienien muutosten lisäksi meillä on läjä tietoa tulevaisuuden visioista ja roadmap-materiaalia. Valitettavasti nämä, kuten kaikki isot linjat ja kehityskaaret, saattavat muuttua aikataulullisesti tai laajuudeltaan.

Nämä eri tason muutokset tarvitsevat eri käsittelytyylit. Organisaation koko ja muutosvalmius vaikuttavat jonkun verran, mutta suositus on kaksi eri tasoa: operatiivinen- ja strateginen taso. Jos organisaatio on hyvin tiivis, voi operatiivinen ja strateginen taso olla saman ryhmän agendalla, mutta otan tähän esimerkin laajemman organisaation mallista. Ideana kuitenkin on, että sekä loppukäyttäjänäkökulma että laajemmat liiketoiminta- & IT-näkökulmat on otettu huomioon.

1. Operatiivinen taso

Operatiivisen tason tehtävä on varmistaa, että käyttäjien jokapäiväinen työ jatkuu sujuvana, vaikka app launcherin ulkoasu muuttuu tai Yammerin uusi dokumenttilogiikka päivittyy. Operatiivisella tasolla on tärkeää, että mukana on muitakin kuin IT-pääkäyttäjiä. Roolitus voi suuressa organisaatiossa olla esimerkiksi jaettuna alustavastaavan ja pääkäyttäjäryhmän kesken niin, että alustavastaava vastaa kokonaisuudesta ja pääkäyttäjäryhmä tapaa säännöllisin väliajoin keskustellakseen organisaation palautteesta tehtyihin muutoksiin ja seuraavista askeleista.

 

Alustavastaava:

  • Vastuu Office 365:sta (tai valikoidusta osa-alueesta) kokonaisuudessaan
  • Office 365:n tiekartan ja nykytilan tuntemus – minimissään Office 365 roadmapinOffice Blogien ja Office 365 admin-keskuksen seuraaminen
  • Tärkeimpien asioiden nostaminen tiekartalta ja niiden kommunikointi pääkäyttäjäryhmälle ja strategiselle tasolle
  • Admin-suositus: global admin-status

 

Pääkäyttäjäryhmä / -ryhmät:

  • Vastuu Office 365 -muutoksista loppukäyttäjänäkökulmasta
  • Pilotointia ja uusien toiminnallisuuksien jalkautusta organisaatiolle
  • Kykyä nostaa tärkeimpiä päätettäviä asioita strategiselle tasolle, esimerkiksi loppukäyttäjien palautteen perusteella
  • Suositus: First Release -käyttäjästatus; näkökulma uusiin toiminnallisuuksiin ensimmäisenä
  • Suositus: Ryhmän osallistujat ovat eri puolilta ja eri rooleista organisaatiossa – mieluusti sekä viestintää, it:tä että liiketoimintaa sekaisin
  • Pääkäyttäjäryhmä voi olla koko Office 365:n laajuudella tai keskittynyt tiettyihin osa-alueisiin

 

2. Strateginen taso

Office 365:n muutokset eivät kuitenkaan usein ole suoraviivaisia kuten app launcherin uusi ulkoasu. Monet muutokset vaativat pohdintaa, kannattaako toiminnallisuuksia vielä ottaa käyttöön ja millä laajuudella. Tästä hyvänä esimerkkinä on Office 365 Groups viimeisine uudistuksineen, jonka käyttöönottoa pohditaan monessa organisaatiossa tälläkin hetkellä. Strategisemmalla tasolla operoi organisaation koosta riippuen erillinen Office 365 -ohjausryhmä tai sitten se toimii esimerkiksi osana IT-päätöksentekomallia. On hyvä kuvata auki joka tapauksessa, mitkä ratkaisualueet ovat minkäkin ryhmän päätöksenteossa mukana.

 

Office 365 -strategisen tason tehtäviä:

  • Vastuu Office 365:n käytön optimoinnista
  • Uusien työkalujen ja sovellusten sopivuuden arviointi ja käyttöönottopäätös
  • Nykyisen käytön seuraaminen (metriikat) ja parantaminen (budjetti koulutuksiin ja muuhun jalkautukseen)
  • Suositus: ryhmän osallistujat ovat henkilöitä, jotka voivat tehdä organisaatiossa tämän tason päätöksiä, jottei strateginen taso ole vain kulissi, vaan oikeasti päätösvaltaa omaava ryhmä

 

Kokonaisuus hallussa?

Office 365:ssa on suuria muutoksia edessä. Vaikka tämä esimerkkimalli tuntuisi liian raskaalta, hieman kevyempää mutta edelleen hallittua mallia Office 365:n muutoksien käyttöönottoon kannattaa pohtia. Digital Illustrated auttaa asiakkaitaan näiden asioiden parissa, joko ulkoisena asiantuntijana strategisella tasolla tai kädet savessa -työskentelyssä asiakkaan alustavastaavan roolissa.