Moderni intranet – Teamsilla

Blogi Kirjoittanut:
Moderni intranet -blogisarjassa käsitellään modernilla SharePointilla ja muilla Office 365 -työkaluilla rakennettavaa intranetia. Tällä kertaa tarkastelussa on Teams - ja miten se integroituu osaksi modernia intranetia.

Teams: chat-työkalu vai virtuaalityöpöytä?

Microsoft Teams on keskustelupohjainen työkalu, joka on reilun vuoden ikäiseksi palveluksi hankkinut todella vahvan aseman Office 365:ssa. Näköpiirissä on, että Teamsin rooli Office 365 -tiekartalla tulee entisestään vahvistumaan, sillä palvelu tulee korvaamaan Skype for Business -sovelluksen lähitulevaisuudessa. Teams tulee siis jokaiselle Skypeä käyttävälle joka tapauksessa ainakin chat- ja puhelutyökaluksi, mutta Teams tarjoaa paketista paljon muutakin.

Teams tuo tiimit ja projektit yhteen aivan uudella tavalla, koska keskusteluiden lisäksi se tuo työnteon muut kontekstit saman ikkunan sisään. Dokumentit, muistiinpanot, palaverit ja chat-keskustelut ovat itsestään selviä osia Teams-käyttöä. Näiden lisäksi Teamsin saa yhdistettyä käyttöliittymäänsä järkyttävään määrään eri sovelluksia Office 365:n sisältä ja muista palveluista. Tämä tekee Teamsista virtuaalityöpöydän, mistä käyttäjän ei tarvitse välttämättä poistua lainkaan päivän aikana. Tämä on todella suuri muutos työntekijöiden työpäivään, jos näitä mahdollisuuksia aletaan oikeasti hyödyntää.

Teams uutiskanavana

Teams on lähtökohtaisesti tiimien ja suppeampien ryhmien työskentelyalusta. Teams ei siis tarjoa täysin perinteistä intranetia, mutta mahdollistaa erilaisia käyttötapoja intranet-tarpeisiin. Uutisointi on tästä hyvä esimerkki.

Vaikka viestinnällisen intranetin ytimeen kuuluvat uutiset tehtäisiinkin keskitetysti Communication Site -ratkaisuun, Teams voi toimia tärkeimpänä jakelukanavana. Esimerkiksi SharePointista rakennetulla automaatiolla voidaan tuoda oman liiketoiminta-alueen uutiset oman tiimin ”Toimiala tiedottaa” -nimiselle kanavalle. Täten uusimmat uutiset ovat omien keskustelujen rinnalla, mutta kuitenkin selkeästi omassa säikeessään.

Teams-mobiilisovellus nostaa Teamsin erittäin kiinnostavaksi työkaluksi erityisesti liikkuville työntekijöille. Teams voi rakentua hyvällä jalkautuksella liikkuvan henkilöstön pääasialliseksi uutis- ja ohjekanavaksi.Teamsin rooli voi siis olla perinteisemmän viestinnällisen intranetin ohella jopa tärkein viestintäkanava, jossa työntekijät voivat lukea kohdennetusti uutisia ja tiedotteita, osallistua keskusteluun ja jakaa omaa tietämystä millä tahansa päätelaitteella.

Teams työnteon ja ohjeiden keskuksena

Uutisten ja viestinnän rinnalle Teamsiin voi upottaa juuri tietylle tiimille tai ammattiryhmälle tarpeelliset ohjeet ja prosessit omille välilehdilleen. Välilehdet ovat toimiva tapa kerätä tärkeimmät sisällöt yhteen paikkaan erityisesti näyttöpäätekäyttäjille. On hyvä huomioida, että mobiilisovelluksella ne vaativat erillisiä kirjautumisia erillisiin sovelluksiin (kuten SharePoint-sivulle), ja täten vaativat useamman sovelluksen jalkautusta kentälle.

Eri viestintäkanavien ja intranetien käyttöönotto tuntuu jumiutuvan usein siihen tilanteeseen, missä ne eivät integroidu muuhun työhön kunnolla. Tässä Teams on erilainen, koska se voi tuoda sekä intranetista että muista prosesseista päivittäiseen työhön liittyvät sisällöt, lomakkeet ja ilmoitukset samaan palveluun.

Esimerkiksi intranetin uutissyötteiden lisäksi ilmoituksia voi tilata muista lähdejärjestelmistä, kuten vaikka kiinteistöpalveluiden tikettijärjestelmästä. Tämä mahdollistaa ongelmatilanteisiin nopeamman reagoinnin, kun ulkoisesta järjestelmästä tullut hälytys tavoittaa samalla koko tiimin, ja mahdollistaa ongelman ratkomisen ja koordinoinnin yhdessä ketjussa.

Varsinaisien työprosessien lisääminen Teamsiin tukee viestinnällisen intranetin käytettävyyttä samasta käyttöliittymästä. Kunhan tieto on jaoteltu selkeisiin kokonaisuuksiin ja jalkautus hoidettu huolellisesti, käyttäjillä on aidosti viestinnällinen intranet integroituna muuhun työkontekstiin.