Yksityisen, ryhmiin perustuvan viestinnän määrän kasvu on ollut yksi viime vuosien merkittävimpiä kuluttajien mobiilikäyttäytymiseen liittyviä muutoksia. Whatsapp, iMessaging, Facebook-chatit ja lukuisat muut ryhmäviestintäsovellukset ovat kaapanneet ison osan erityisesti nuorison ajankäytöstä ja huomiosta. Siinä missä sosiaalinen teknologia on jalkautunut hitaasti osaksi yritysten viestintäkäytäntöjä, tilaus tiimien sisällä tapahtuvalle tehokkaalle, ajasta ja paikasta riippumattomalle ryhmäkollaboraatiolle on myös yrityksissä kiistaton. Ja onhan varsin yleisesti tunnistettu organisaatio-oppien ja sosiaalipsykologian mukainen tosiasia, että yhteistyö on tehokkainta 5-15 hengen tiimeissä, kun tarkoituksena on saavuttaa yhteisiä päämääriä.
Yritysten digitaalisen ryhmäkollaboraation historia ja tulevaisuus
No mikä sitten on muuttunut 25 vuoden aikana sen jälkeen, kun Lotus Notes tuli markkinoille ensimmäisenä merkittävänä yrityksille suunnattuna kollaboraatiotuoteperheenä 1990-luvun alussa? Sen lisäksi, että teknologia on mennyt valovuoden eteenpäin ja pilvipalvelut sekä mobiliitetti mullistaneet koko Enterprise IT -markkinan, niin suuri murros on käynnissä johtamisessa ja työntekijäkäyttäytymisessä. Kun vanhoina aikoina IT otti käyttöön monoliittisia Enterprise-ohjelmistoja, joiden käyttäjiksi työntekijät pakotettiin, niin tänä päivänä asetelma on kääntymässä päälaelleen: työntekijät ottavat käyttöön omaehtoisesti parhaat saatavilla olevat työkalut, joilla tehtävät tulee hoidetuksi. Työntekijäkäyttäytymisen muutos kytkeytyy suoraan merkittäviin johtamisen ja työn tekemisen megatrendeihin:
- Valvonnasta luottamiseen ja vastuun antamiseen
- Autoritäärisestä rakenteisiin perustuvasta johtamisesta itseohjautuvuuteen ja valinnan vapauteen
- Tiedon pimittämisestä tiedon jakamiseen ja läpinäkyvyyteen
- Kahdeksasta neljään -asenteesta ajasta ja paikasta riippumattomaan tietotyöhön ja kuluttajistumiseen
Vaikka muutoksen nopeus vaihtelee toimialasta ja yrityksestä toiseen, on trendi kuitenkin kiistaton: valta viestintä- ja tuottavuustyökalujen valinnasta on peruuttamattomasti siirtymässä IT:ltä liiketoiminnalle ja viime kädessä organisaation loppukäyttäjille. Vastaavasti tämän päivän johtavat ja menestyvimmät Enterprise-ohjelmistotalot kehittävät tuotteitaan ensisijaisesti käyttäjälle, eivät IT:lle tai yritysohjelmistoja hankkivan yrityksen hankintakomitealle. Slack, Flowdock, Dropbox, Trello ja Hipchat ovat hyviä esimerkkejä uuden sosiaalisen aikakauden pilvikollaboraatioratkaisuista, joiden suunnittelun lähtökohtana on ollut ihminen.
Office 365 Groups
Microsoft teki kaksi vuotta sitten Satya Nadellan aloittaessa toimitusjohtana merkittävän suunnanmuutoksen siirtyessään perinteisestä yrityksille enterprise-softaa tekevän toimittajan roolista loppukäyttäjän tarpeet edellä palveluita kehittäväksi firmaksi. Suunnanmuutos on luonnollisesti aiheuttanut kolinaa, hämmennystä ja myös tyytymättömyyttäkin perinteisessä IT-ostajassa, kun monet viime vuosina lanseeratut uutuudet eivät täysin istukaan perinteiseen, keskitetystä kontrollista ja Active Directoryn kaikkivoipaisuudesta lähtevään ajattelumalliin. Varsinkin vasta reilu vuosi sitten lanseerattu Office 365 Groups on tullut ryminällä markkinoille ja herättänyt paljon keskustelua ja kysymyksiä.
Office 365 Groupsin perusidea on hyvin yksinkertainen: kuka tahansa käyttäjä voi lähtökohtaisesti luoda ryhmän ja kutsua ryhmään valitut kollegansa. Kun ryhmä on luotu, ryhmä voi välittömästi käyttää laajaa palettia Office 365:en viestintä- ja kollaboraatiotyökaluista tiimin työskentelyn tehostamiseksi, PC:llä, älypuhelimella tai tabletilla. Tärkeimmät Groupsia tukevat yksityiset kollaboraatiomahdollisuudet ovat tällä hetkellä:
- Dokumenttien jakaminen ryhmän kesken (OneDrive for Business)
- Ryhmäviestintä ryhmän sähköpostiosoitetta käyttäen (Outlook)
- Ryhmäkalenteri (Outlook)
- Kokousmuistioiden ja muistiinpanojen jakaminen (OneNote)
- Jaettujen tehtävien hallinta Planner-sovelluksella (Planner)
- Tiimimittarit ja -kojelaudat (Power BI)
Ryhmä antaa kontekstin viestinnälle ja kollaboraatiolle. Esim Power BI -mobiilisovelluksen päävalikosta on heti nähtävillä käyttäjän ryhmät, ja yhdellä näpäytyksellä pääsee ryhmän kojelautoihin käsiksi. Tuoreessa ketterässä tehtävien hallinnan sovellus Plannerissa tehtävälistat on järjestetty ryhmien alle. Outlook 2016:ssa ryhmät ovat päävalikossa näkyvästi esillä, jolloin ryhmäkeskusteluihin pääsee vaivattomasti käsiksi jne. Office 365 Group on siis lyhyessä ajassa parkkeerannut itsensä koko palvelun keskiöön. Ja ryhmät ovat jatkossakin siirtymässä pala-palalta Office 365 -palvelun kollaboraativisten käyttötapausten käyttöliittymien paraatipaikoille. Seuraavaksi Office 365 -ryhmät saapuvat Yammeriin, minkä myötä Yammerkin tulee jatkossa olemaan vain yksi vaihtoehtoinen tapa Office 365 -ryhmälle jakaa tietoa ja keskustella.
Menetämmekö kontrollin ja tuleeko kaaos?
Microsoft-ekosysteemin asiantuntijapiireissä Office 365 -ryhmät ovat generoineet paljon kiivasta verkkokeskustelua, ja erityisesti hallitsemattomasti syntyvien ryhmien aiheuttamasta kaaoksesta ja keskitetyn hallinnan puutteesta ollaan oltu huolissaan. Kuitenkin koko ryhmä-toiminnallisuuden keskeinen pointti on tämä: keskitetysti hallinnoitujen ja pysyviin rakenteisiin nojautuvien tiimien aika alkaa olemaan ohi. Käyttäjät vaativat nopeita, helppokäyttöisiä ja dynaamisia työkaluja tiimityöhön. Jos tällaisia ei ole talon puolesta tarjolla, siirtyy käyttäjät, salasanat ja sisältö kokonaan IT:en hallinnan ulkopuolelle. Office 365 ryhmät ja ryhmiin nojautuvat sovellusinnovaatiot (kuten OneDrive for Business ja Planner) auttavat tulevaisuudessa pitämään käyttäjät ja käyttäjien tuottaman sisällön IT:en manageroiman Office 365 -palvelun piirissä. Samoin tietoturvaa voidaan varmistaa keskitetyllä sovellushallinnalla sekä viestintäkäytäntöjen jalkautusta tehostaa, kun käytössä on yhtenäinen ja saman toimittajan tarjoama työkalupakki. Keskitetyn tiimikontrollin menettämisen hinta ei siis välttämättä ole kovin suuri verrattuna vaihtoehtoon, jossa käyttäjien identiteetti, tietoturva ja pahimmassa tapauksessa aineettomat oikeudetkin valuvat oman organisaation ulottumattomille Dropboxiin, Facebookiin ja lukemattomiin muihin palveluihin.
Miten otetaan käyttöön?
Koska ryhmät on vielä tuore tapaus, ja monet ryhmiä hyödyntävät sovelluksetkin kuten Planner vasta lanseerausvaiheessa, on selvää, että palvelu hakee vielä muotoaan. Usein kysytäänkin, että ovatko Office 365 -ryhmät kypsiä laajempaa käyttöönottoa varten? Oikeastaan kysymys on asetettu väärin, sillä Office 365 -ryhmät eivät ole tarkoitettu kerralla laajasti käyttöönotettavaksi. Ryhmän käyttöönotto lähtee yksittäisen käyttäjän tai tiimin tarpeesta ja päätöksestä, ei komitean päätöksestä. Jos tarve ja ratkaisu organisaatiossa kohtaa, niin ajan myötä alhaalta ylös lähtenyt palvelun omaksuminen voi johtaa laajempaan käyttöön, jota aktiivisella jalkautuksella ja koulutuksella voidaan aktiivisesti tukea.
Vaikka ryhmien toimintaperiaate perustuu pitkälti käyttäjien itsepalveluun, tarjoaa Office 365 erinäisiä hallintamahdollisuuksia esim. ryhmien nimeämiseen, dynaamisiin AD-rakenteisiin perustuviin jäsenyyksiin ja ryhmien sisältöön kohdistuviin tietoturvapolitiikkoihin. Microsoft Intune ja Azure Active Directory ovat keskeisessä roolissa näiden hallintamahdollisuuksien osalta.
Onko organisaatiollasi Office 365 -käytössä, mutta Office 365 -ryhmät on vielä positioimatta ja hyödyntämättä tietotyön kollaboraatiopaletissa? Onko ryhmien käyttöön liittyvä hallinta ja tietoturva vielä varmistamatta? Ota yhteyttä, niin kerromme ja näytämme lisää!