Ohjesivusto dokumentinhallinnan selkiyttäjänä

Blogi Kirjoittanut:
Ohjeet hukassa kun asiakas odottaa tiskin toisella puolella? Muotoile ohjekaaoksesta ohjesivusto, niin tarvittava tieto löytyy helposti ja järjestelmällisesti - myös mobiilissa.

Olet auttamassa asiakasta ja etsit hänelle toimintaohjetta, mutta sitä ei vain löydy. Seikkailet otsa hiessä kansiorakenteen uumenissa, kunnes lopulta luovutat ja kysyt työkaveriltasi apua. Hän muistaa ulkoa paikan, josta tieto löytyy, ja hän opastaa sinut perille klikkaus klikkaukselta. Päätät laittaa tämänkin tiedonjyväsen kirjanmerkkeihisi talteen, ettei tarvitse toista kertaa tositilanteessa käyttää turhaa aikaa etsimiseen.

Kuulostaako tutulta?

Organisaatioiden dokumentinhallintaa leimaa tyypillisesti jonkinasteinen kaoottisuus. Kun organisaatiossa ollaan työtilojen uudistuksen äärellä ja dokumentinhallinnan nykytilaa kartoitetaan, nousee nopeasti esiin, että tiedon löytäminen on vaikeaa. Pahimmillaan tilanne voi häiritä jopa asiakastyötä.

”Juuri se kaikkein tärkein tieto on kaikkein vaikein löytää.” Asiakas työpajassa

Riskit kaoottisuudelle ymmärrettävästi kasvavat ajan myötä. Pahimmassa tilanteessa tietorakennetta ei vuosien aikana pysähdytä kertaakaan miettimään uudelleen. Käyttäjät luovat aina vain uusia kansioita, jonne tuikkaavat dokumentteja ajatusmallilla ”kunhan nämä nyt vain saadaan jonnekin talteen”. Eräänä päivänä sitten huomataan, ettei kukaan enää löydäkään mitään.

Kaaoksesta kohti järjestystä: ohjeet ohjesivustolle

Työtilauudistus, siirtyminen Office 365-ympäristöön ja modernin SharePointin piiriin, antaa hyvän mahdollisuuden miettiä organisaation dokumentinhallinnan rakennetta uudella tavalla. Useissa organisaatioissa henkilöstön käsissä kulkee paljon ohjetietoa, jota valmistellaan ja jaetaan henkilöstön ja mahdollisesti ulkoistenkin käyttäjien ohjeistukseksi. Ohjetieto on usein se, joka täytyy löytyä nopeasti kun asiakas odottaa tiskin toisella puolella. Siksi ohjeiden on hyvä erottua muusta työstettävästä dokumentaatiosta. Tämä tarkoittaa sitä, ettei ohjetietoa kannata jättää esimerkiksi Teamsin työtilojen kansiorakenteiden syövereihin.

Loppukäyttäjien kannalta selkein ratkaisu on usein ohjeiden sijoittaminen omalle sivustolle. Tyypillisesti tällainen ratkaisu toteutetaan modernin SharePointin Communication Siten päälle. Viestintäsivuston avulla ohjeille saadaan selkeä, visuaalisesti miellyttävä ja helposti muokattavissa oleva sijoituspaikka, jossa ohjeet eivät häviä muiden työdokumenttien sekaan.

Kevyt tai laaja ohjesivusto, tarpeiden mukaan

Ohjeet siis päätetään laittaa erilliselle ohjesivustolle. Mutta miten sivuston rakenne tehdään? Mitä kaikkea sinne laitetaan?

Ensin on mietittävä, paljonko ohjemateriaalia on. Jos ohjeita on muutamia kymmeniä tai ylipäänsä manuaalisesti hallittavissa oleva määrä, ohjeille riittää kevyt ohjesivusto. Tämän voi tehdä itse luomalla Communication Siten ja suunnittelemalla sinne sopivan rakenteen.

Sopiva rakenne suunnitellaan käyttäjälähtöisesti: Miten käyttäjät tyypillisesti hakevat ohjetietoa? Millä poluilla tietoa haetaan? Modernin SharePointin navigaatio on suunniteltava taiten. On myös pohdittava, mitkä ovat niitä useimmin käytettyjä tietoja, jotka halutaan nostaa suoraan etusivulle. Tärkeää on myös sisällön rajaus: ohjesivustoa suunnitellessa monenlaisen materiaalin tuonti sivustolle alkaa helposti tuntua houkuttelevalta, mutta on hyvä pitäytyä puhtaasti ohjetiedossa – tai määritellä organisaation sisällä yhteisesti sopivat rajat.

Laajan ohjesivuston työstömalli.

Jos ohjemateriaalin määrä lähenee sataa tai sen yli, kannattaa toteuttaa laaja ohjesivusto. Tämä toimii samaisen viestintäsivuston päällä kuin kevytkin versio, mutta Digital Illustratedin projekteissa hyödynnämme toteutuksessa lisäksi räätälöityä verkko-osiota, joka hakee ja nostaa sisältöä SharePointista visuaalisesti ja käyttäjäystävällisesti.

Sisällönnostin toimii hakukoneen tavoin ohjesivuston etusivulla tai tarvittaessa jopa useammalla erillisellä sivulla. Nostin nostaa sisältöä määrittelyistä sijainneista metatietojen avulla, joten koko sisällölle on suunniteltava metatietorakenne. Metatietojumppa on joskus haastavaa, mutta palkitsee käyttäjän nopealla hakutoiminnolla ja helpolla, dynaamisella käytettävyydellä.

Sisällönnostimen tuonti ja metatietomallin suunnittelu tehdään yhdessä Digital Illustratedin kanssa projektin aikana. Sivuston käyttäjät voivat tämän jälkeen muokata sivustoa tarpeen mukaan normaalin viestintäsivuston tavoin.

Voisivatko nämä ratkaisut helpottaa ohjetiedon löytämistä sinun organisaatiossasi?

Ohjesivustoista ja niiden hyödyntämisestä kertoo lisää Minna Tahvanainen! Lähetä Minnalle sähköpostia osoitteeseen minna.tahvanainen@digitalillustrated.com.