Onko low-code varjo-IT:tä vai työyhteisöstä lähtevää kehittämistä?

Ajankohtaista Kirjoittanut:
Sovelluskehityksen lisäksi low-code -alustat muuttavat tietohallinnon toimintaa ja tapaa, jolla yritykset automatisoivat manuaalista työtä.

Moni Office 365 -alustan omistaja seurasi viime vuonna mietteliäänä, mitä omassa omistuksessa ja hallinnassa olevassa ympäristössä oikein tapahtuu. Omat työntekijät olivat ehkä hieman yllättäen alkaneet rakentaa sovelluksia ja työnkulkuja Power Platformin varaan. Saako näin tehdä? Pitäisikö tähän puuttua? Aika hienon työnkulun on Tiina HR:stä osannut rakentaa, mietittiin monessa palaverissa ja mietitään edelleen. Low-code -kehittäminen on tuonut yritykset ja erityisesti tietohallinnon työyhteisöistä lähtevän kehittämisen äärelle. Tähän liittyvä keskustelu taas on mielenkiintoinen siksi, että se saa miettimään uudelleen useampaakin IT-alalla vallitsevaa puhetapaa ja käsitystä.

 

Power Platform kyseenalaistaa käyttäjien alhaisen osaamistason

Yksi IT-uudistuksissa vakiintunut ja ehkä hiljalleen jopa yhdenlaiseksi totuudeksi muuttunut aihe on työntekijöiden riittämättömät digityötaidot. On totta, että moni työntekijä tarvitsee paljon tukea uusien työkalujen käyttöön ja oppiminen voi olla hidasta esimerkiksi alhaisten perus-IT-taitojen, teknostressin tai uuden oppimiseen liittyvän epävarmuuden ja pelkojenkin vuoksi.

Tätä ongelmaa ratkoessa saattaa kuitenkin unohtua, kuinka jokaiselta työpaikalta löytyy myös taitavia ja työkaluista kiinnostuneita työntekijöitä. Tämä käyttäjäryhmä tukee usein omaa työyhteisöään uusien työkalujen käytössä ja moni heistä on erilaisten makro-excel -rakennelmien taustalla. Tätä käyttäjäryhmää kutsutaan usein pro-käyttäjiksi tai vaikkapa propellipäiksi. Nyt heitä on alettu kutsua kansalaiskehittäjiksi.

Uuden nimen lisäksi edistyneiden käyttäjien käytössä oleva työkaluvalikoima kasvaa, kun he ovat ryhtyneet luomaan sovelluksia, työnkulkuja ja kokonaisia tuotantoympäristöjä ihan vaan omalla luvalla ja lisenssillä Power Platformin varaan. Kyse ei kuitenkaan ole uudesta ilmiöstä, vaan uudesta nimityksestä ja työkalujen määrän kasvamisesta.

 

Varjo IT:tä vai bottom up kehittämistä?

Varjo IT voidaan määritellä IT-arkkitehtuurin ulkopuolisten sovellusten, kuten Slackin tai WhatsAppin käytön lisäksi myös yrityksen virallisten sovellusten käyttämisenä vääriin tarkoituksiiin. Esimerkiksi pitkälle kehitetyt makro-excelit tai SharePoint-listat ovat harvoin minkäänlaisen tuen ja ylläpidon piirissä. Silloin työ voidaan nähdä yksilöiden sooloiluna, vaikka Excel yrityksen virallinen taulukkotyökalu olisikin.

Varjo IT tulkitaan helposti tietoisena virallisten linjausten vastustamisena ja kontrollin puutteena. Kyse voi kuitenkin olla myös työyhteisöissä tapahtuvasta ongelmanratkaisusta tilanteessa, jossa yksikään käytössä oleva järjestelmä ei vastaa käsillä olevaan tarpeeseen. Tällaiset ongelmat ratkotaan usein Excelillä, SharePoint-listoilla ja jatkossa ehkä yhä useammin myös Power Platformin työkaluilla.

Silloin voi kysyä, muttuuko varjo IT:nä nähty toiminta työyhteisöistä lähteväksi kehittämiseksi ja ehkä jopa työntekijöiden ideoinniksi, oppimiseksi ja vastuunkannoksi – eli asioiksi, jotka usein lukevat yritysten arvoissa. Kansalaiskehittämisen tekeekin erityiseksi se, että sama ihminen tuntee melko hyvin sekä liiketoimintatarpeen että ratkaisutavat.

 

Kannattaako käyttäjien luomat sovellukset tuoda osaksi projektiportfoliota?

Power Platformin ympärillä mietitään parhaillaan, lähteekö yhä useampi liiketoimintasovellus jatkossa liikkeelle oman työntekijän kokeilusta, josta kasvaa ensin PoC-toteutus ja sen jälkeen kumppanin kanssa tehty laajempi kokonaisuus. Kentältä tapahtuvaa kehittämistä ei siis kannata sammuttaa, mutta samaan aikaan on varmistettava esimerkiksi tietosuojaan ja lisensointiin liittyvät kysymykset.

Vaikeinta low-code -kehittämisen hyödyntämisessä ja Power Platformin käyttöönotossa saattaakin juuri nyt olla tasapainon löytäminen kontrollin ja vapauden välille. Uusia ideoita halutaan kentältä, mutta samalla ei haluta ajaa seinään muiden asioiden kanssa.

Tähän tarpeeseen vastaa Power Platform hallintamalli. Hallintamallityössä ei suunnitella pelkkää hallintaa, kuten ympäristön ja sovellusten monitorointia, vaan myös tapa, jolla low-code kehittäminen tuodaan osaksi yrityksen muuta kehitystyötä.

Power Platformin myötä ympäristöön syntyviä kokeiluja on mahdollista seurata toisin kuin pelkkien exceleiden aikaan. Nyt siis nähdään, millaista kehittämistä yksiköissä tapahtuu, mitkä ideat jäävät kokeilujen asteelle ja mitkä etenevät käyttöön asti. Jokainen pienenkin yksikön käytössä oleva toteutus kannattaakin tuoda jonkinlaisen seurannan, kuten uusien projektien idea-aihioiden piiriin.

 

Low-code -kehittäminen muuttaa tietohallinnon toimintaa

Suurin osa käytössä olevista Power Platformin varaan tehdyistä toteutuksista näyttäisi toistaiseksi olevan pistemäisiä toimittajan tekemiä toteutuksia. Tällöin kyse kyllä on low-code -kehittämisestä, mutta ei kansalaiskehittämisestä.

Myös työntekijät käyttävät Power Platformia jo nyt, mutta valtaosa kokeiluista ei päädy tuotantokäyttöön asti, sillä eteen tuleviin ongelmiin voi olla vaikea löytää tukea. Juuri tähän IT:n kannattaa puuttua eli tunnistaa potentiaaliset kehittäjät ja suunnitella heille osaamisen tukimalli, joka kevyimmillään voi olla toinen kansalaiskehittäjä naapuriyksikössä.

Alkuvaiheessa ei tarvitse aloittaa massiivista mainoskampanjaa low-code -kehittämisen hyödyistä, vaan enemminkin kohdentaa tukitoimenpiteet jo aktiivisiin käyttäjiin ja varmistaa ensimmäiset onnistuneet toteutukset uuden alustan parissa. Tämän voi hoitaa esimerikiksi kehittäjäyhteisön fasilitoinnilla, jossa kehittäjät voivat esitellä toteutuksia toisilleen ja käydä läpi tyypillisimpiä vastaan tulleita ongelmia.

Tällöin IT hallinnan sijaan fasilitoi liiketoiminnan kanssa yksiköistä käsin lähtevää kehittämistä.