OP muutoksessa kohti avointa vuorovaikutusta

Refe Kirjoittanut:
OP muotoili sisäisen viestinnän uudet toimintamallit ketterästi yhdessä Digital Illustratedin kanssa. Opit vietiin onnistuneesti käytäntöön ja nyt OP:lla on uusi viestintäkanava koko työyhteisön käytössä.

Pankkiala on suuressa muutoksessa, kun vuoden alussa voimaan astuneet uudet direktiivit mahdollistivat uusien ketterien toimijoiden tulon perinteisesti säädellyille markkinoille. OP on omassa toiminnassaan ennakoinut pankkialan muutoksia jo vuosia. Osana muutosta OP on kehittämässä myös omaa organisaatiotaan, sen työtapoja ja toimintamalleja entistä avoimemmaksi ja vuorovaikutteisemmaksi.

 

Avoimuus työntekijäkokemuksen keskiössä

Osana muutosta koko pankkiryhmässä ollaan siirtymässä vuoden 2018 aikana käyttämään Microsoft Office 365 -pilvipalveluja. Projektin ensimmäisessä vaiheessa päätettiin panostaa koko henkilöstön avoimeen ja vuorovaikutteiseen viestintään. Tämän muutoksen mahdollisti työvälineenä Yammer, jonka avulla OP:laisille haluttiin tarjota uusia mahdollisuuksia etenkin organisaatiotasoiseen ja yksiköiden väliseen tiedonvaihtoon. Projektissa uusia toimintamalleja rakennettiin tiiviissä yhteistyössä koko organisaation kesken haastattelujen, pilottien ja työpajojen kautta.

”Muotoilimme sisäisen viestinnän uudet toimintamallit ketterästi yhdessä Digital Illustratedin ja Karoliina Kettukarin kanssa. Suunnittelussa oli mukana henkilöstöä sekä osuuspankeista että keskusyhteisöstä. Saimme yhdistettyä parhaat käytänteet työvälineestä ja työtavoista, mutta huomioimaan myös organisaation tavoitteet sekä eri yksiköille tärkeät prosessit ja työpäivän rutiinit.

Opit vietiin onnistuneesti käytäntöön ja nyt meillä on uusi viestintäkanava koko työyhteisömme käytössä. Vaikka kaikki eivät ole heti valmiita sisäisen somen käyttöön, vastaanotto on ollut erittäin positiivista ylintä johtoa myöten.”

Silja Nikkanen, sisäisestä viestinnästä vastaava johtaja

 

Ennen Yammerin lanseerausta yrityksessä ei ollut käytössä yhteistä, kaikille avointa vuorovaikutteista viestintäalustaa. OP:n Yammer onkin poikkeuksellisen avoin viestintäympäristö kaikille organisaation työntekijöille: kuka tahansa voi luoda uusia ryhmiä eri kiinnostuksen kohteen tai teeman ympärille. OP:laiset ovat ottaneet uuden työkalun nopeasti omakseen ylintä johtoa myöten – Yammerista löytyy nykyään myös OP:n johtokunnan virallinen viestintäkanava.

Viestintäryhmät Yammerissa ovat aina kaikille avoimia ja kuka tahansa OP:lainen voi liittyä haluamiinsa ryhmiin. Näin kaikille OP:n työntekijöille tarjoutuu uusia mahdollisuuksia tuoda esiin projekteja, ihmisiä ja osaamista, kysyä kysymyksiä ja jakaa tietoa. Tällä tuetaan onnistuneesti avoimen ja joustavan viestinnän kulttuuria. Osana uutta ketterää toimintamallia työntekijät pääsevät uusiin työvälineisiin myös omilla kännyköillään.

 

Piloteista kokemuksia koko organisaation lanseeraukseen

Sisäisen viestinnän kehittämiseen tähtäävä Yammer-käyttöönotto aloitettiin huolellisella suunnittelulla sekä teknisten valmiuksien kartoituksella syksyllä 2017. Yammerin käyttöä pankkitoimialalla työskentelevien arjessa kokeiltiin talvella 2018 järjestetyissä piloteissa. Pilottijakson aikana Yammerin käyttöön siirtyi noin 400 pankkien ja ryhmän keskusyhteisön työntekijää. Pilottiryhmiä valmennettiin omaksumaan uusia toimintamalleja ja rohkaistumaan uudenlaisen viestintä- ja yhteistyövälinen hyödyntämiseen. Myös aktiivinen vertaistuki Yammer-tukiryhmässä oli pilotin aikana tärkeässä osassa uusien rutiinien muotoutumista.

Piloteista saatuja kokemuksia hyödynnettiin koko organisaatiotasoisen käytön suunnittelun tukena. Yammerista muotoiltiin käyttökonsepti eri käyttäjäroolien työpäivän tueksi haastattelemalla asiantuntijoita ja pankkien työntekijöitä heidän digitaalisista työvälineistään. Koulutusmallia kehitettiin pilottiin osallistuneiden työntekijöiden palautteiden pohjalta. Käyttäjiltä saatiin ideoita, kokemuksia ja käyttötapauksia siitä, mihin Yammer soveltuu OP:n työtekijöiden työympäristössä. Näin koulutukset, viestintä ja lanseeraus voitiin kohdentaa työntekijöiden todellisiin tarpeisiin ja käyttökontekstiin.

 

Uuden toimintamallin valmennuksilla työkalut käyttöön ketterästi

Pilottien jälkeen Yammer lanseerattiin koko organisaation viestintätyökaluksi keväällä 2018. Huhtikuussa järjestetyllä lanseerausviikolla OP:n Vallilan toimitiloissa järjestettiin Yammer-lanseeraustilaisuuksia, joissa kerrottiin yrityksen sisäisen viestinnän uusista tuulista. Lisäksi lanseerausviikkojen aikana pidettiin esittelypisteitä ja käyttäjäkilpailuja sekä tiedotettiin infonäytöillä laajasti käyttöönotosta.  OP:n johto, pankkien toimitusjohtajat ja esimiehet olivat myös alusta asti mukana tekemässä uutta avoimempaa ja osallistavampaa viestintää ja vahvasti mukana viestimässä tulevista muutoksista.

12 000 työntekijän käyttöönotossa jalkautuksen ja koulutuksen järjestäminen kaikille voi olla haastavaa. Käyttöönottoa tuki se, että OP:lla on totuttu työskentelemään etäyhteyksin ja verkkokoulutukset otettiin hyvin vastaan. Liveklinikoissa ja verkkovalmennuksissa keskityttiin erityisesti siihen, miten työpäivä muuttuu Yammerin käyttöönoton myötä ja miten tiimin uudet toimintamallit rakennetaan. Koulutukset saivat loistavaa palautetta: 9,4/10 suosittelisi koulutuksia työkaverilleen. Digital Illustratedin palvelumuotoilija ja valmentaja Karoliina Kettukari sai myös lähes täydet pisteet osaamisesta ja ammattitaidosta: 4,95/5. Koulutuksissa kiiteltiin erityisesti selkeyttä, uusien työvälineiden hyötyjen painottamista sekä konkreettisia esimerkkejä niiden käytöstä.

Yammerin käytöönotossa panostettiin myös ensivaiheen tukeen viikoittaisilla tukitunneilla ja aktiivisella Yammer-tukiryhmällä. Tukitunnit keskittyivät eri teemoihin mm. edistyneempään käyttöön ja Yammer-raportointiin. Tukitunti koettiin toimivaksi konseptiksi, jossa käyttäjät saivat vieriopetusta ja saivat ratkaisuja mm. mobiilikäytön haasteisiin. Yammer-tukiryhmässä käyttäjät saavat nopeasti vastauksia kysymyksiinsä. Ryhmä toimii myös hyvänä esimerkkinä vertaistuesta: pian ryhmän perustamisen jälkeen käyttäjät alkoivat vastailla toistensa kysymyksiin.

 

Uusi avoimuuden organisaatiokulttuuri

Yammer lanseerattiin OP:ssa vapaaehtoisuuteen perustuen. Lanseerauksen ja koulutusten jälkeen kesäkuussa 2018 Yammerissa oli jo yli 6000 käyttäjää, puolet OP:n työntekijöistä ja lokakuussa 2018 lähes koko OP. Niinikään vapaaehtoisiin koulutuksiin keväällä puolestaan osallistui jopa neljäsosa Yammerin käyttäjistä. Jatkossa Yammeriin on tarkoitus siirtää vähitellen nykyisessä Intrassa tapahtuvaa uutisointia ja organisaatioviestintää. Avoimemman ja tehokkaamman viestinnän valmennuksia jatketaan syksyllä 2018 tarpeen mukaan osana Office 365-pilvipalveluiden käyttöönottoa.

”Sähköpostin määrä on vähentynyt ja saan enemmän ja nopeammin informaatiota kuin intrasta. Voin valita itse omat mielenkiinnon kohteeni ryhmiä seuraamalla.”

”Tieto on saatavilla helpommin kotoa käsin, kun joka päivä ei ole ollut työkoneella.”

”Viestinnästä on tullut entistä läpinäkyvämpää ja vuorovaikutteisempaa.”

Lisää käyttäjien palautteita voit lukea PowerPoint-tiivistelmästä: OP Ryhmän Yammer- ja Teams-lanseeraus.

 

Kiinnostuitko muutoksen toteuttamisesta?

Laita viesti Karoliinalle niin jutellaan lisää aiheesta tai aiheen vierestä.