Outotec modernisoi riskien hallintaa Power Platform -teknologian avulla

Ajankohtaista Kirjoittanut:
Outotecin modernisoidussa riskien hallinnan ratkaisussa yhdistyvät Power Apps -käyttöliittymät, käyttäjien työtä helpottava automaatio, visuaalinen Power BI -raportointi sekä myynnin ja toimitusprojektien parissa työskentelevien käyttäjien työprosessit yhdistävä yhtenäinen tietomalli.
Microsoft Dynamicsin suhde Power Paltdormiin kaaviolla esitettynä

Outotec on ottanut käyttöön Power Platform -teknologioihin perustuvan riskienhallinnan työkalun, joka helpottaa myyjien työtä mahdollistamalla riskienhallinnan osana Dynamics 365 -ympäristöä, jossa muutkin myyntiin liittyvät päivittäiset työtehtävät hoidetaan.

Ennen riskienhallinnan digitalisointia, riskien kartoitus, riskianalyysit ja riskienhallinta hoidettiin manuaalisesti ylläpidettävillä Exceleillä, joita liikuteltiin pääosin sähköpostitse. Uusi riskienhallinnan työkalu, Risk Assessment Tool, otettiin käyttöön marraskuun lopussa ja ensimmäiset riskianalyysit tehtiin välittömästi käyttöönoton jälkeen. Vajaa puoli vuotta myöhemmin, järjestelmässä on tehty jo yli 400 riskianalyysiä.

Riskienhallinnan järjestelmän digitalisointi aloitettiin Digital Illustratedin ja Outotecin yhdessä järjestämässä kaksipäiväisessä hackathonissa, jossa toimittajan asiantuntijatiimi yhdessä Outotecin myyntijohdon ja riskienhallinnan asiantuntijoiden kanssa validoi, taipuuko Power Platform riskien kartoittamisen, analysoinnin ja hallinnoinnin alustaksi. Riskienhallintasovelluksen käyttöliittymä rakennettiin Microsoftin PowerApps -työkalun avulla, joka mahdollistaa low code -sovellusten luomisen ja kehittämisen monipuolisiin liiketoiminnan tarkoituksiin. Low code -teknologian ansiosta jo kahdessa päivässä voitiin rakentaa riskienhallintasovelluksen ensimmäinen toimiva versio ja riskiarviointeihin liittyvä kategorisointilogiikka. Monimutkaisemmat tekniset toteutukset rakennettiin Power Platformin keskeisillä komponenteilla hackathonin jälkeen.

Riskienhallinnan digitalisoinnin myötä myyjien ja toteutusprojektien kanssa toimivien työntekijiden työ on helpottunut. Verrattuna aikaisemmin käytössä olleeseen Exceliin uusi työkalu on helppokäyttöisempi, sillä se on automatisoitu siten, että käyttäjän ei itse tarvitse tietää millainen riskienkartoitus kussakin tilanteessa tulee tehdä, vaan järjestelmä valitsee kartoituksen tiettyjen kriteerien perusteella. Nykyään esitiedot kysytään myyjiltä osana myyntimahdollisuuden tietoja ja kaikki riskiarviointeihin liittyvä tieto tallennetaan Dynamicsiin myyntimahdollisuuteen linkitettynä. Kokonaisriskitaso ja yksittäisen riskin riskivaraukset tulevat hyvin näkyviin Dynamicsissa ja käyttäjä voi lajitella niitä valittavan parametrin suhteen. Koska tieto on tallennettu keskitetysti, raportoinnissa voidaan seurata ja arvioida riskien käyttäytymistä myös pitemmällä aikavälillä. Riskeihin liittyvä raportointi nopeutui ja helpottui huomattavasti, sillä nykyään raportin saa suoraan Power BI:stä ilman viiveettä.

“Suurin muutos on ollut, että riskiarvioinnit tehdään järjestelmässä, joka mahdollistaa meille ajantasaisen seurannan ja käyttölokin, kuka on tehnyt, milloin ja mitäkin. Kun riskiarviointien määrä jatkossa kasvaa, luo tämä meille uusia mahdollisuuksia laajamittaisempaan datan analysoimiseen. Työkalun ylläpidon perspektiivistä positiivista on myös se, että tarpeen tullessa yksittäisiä kysymyksiä voidaan muuttaa joustavasti suoraan järjestelmässä ylläpidettäviin templaatteihin.” Markku Uoti, Senior Manager, Risk Management and Market Intelligence/Outotec

”Riskienhallinta on tärkeä osa myyntiprosessia sekä myyntiprojektien hyväksyntäprosessia. Digitalisoimalla ja automatisoimalla riskienhallinnan avaintyökaluja, voimme merkittävästi tehostaa myyntiprosessia, virtaviivaistaa hyväksyntää sekä parantaa liiketoimintapäätösten laatua ja auditoitavuutta. Yrityksen johdolle, myynnille ja asiakkaille tämä näyttäytyy nopeampana ja laadukkaampana toimintana, mikä johtaa parempaan asiakastyytyväisyyteen ja liiketoimintatuloksiin.” Ville Salomaa, Director, Sales Development and Strategy/Outotec