Asiakkaamme Outotec on vienyt osana palveluliiketoiminnan transformaatiotaan kenttätyöntekijöidensä manuaalisia työprosesseja viime vuosina voimakkaasti pilveen. Outotec hyödyntää ratkaisuissaan koko Microsoft-pilveä Azuresta Dynamicsiin ja Office 365:een. Julkaisimme projektitoiminnan tuottavuutta lisäävästä ratkaisusta referenssin syyskuussa.
Miltä Outotecin Field Servicen työpäivä käytännössä näytti ennen ja jälkeen projektin? Miksi projekti onnistui niin hyvin? Entä mitä tällainen toteutus merkitsee tekijöilleen Heikille ja Liettuan toimiston Tony Dagysille?
Paperista pilveen
Outotecin kenttätyöntekijät työskentelevät vaativissa oloissa ympäri maailmaa. Työtehtäviin liittyviä prosesseja hoidettiin kentällä pitkään kynän ja paperin avulla – ja sama prosessi toistettiin myöhemmin toimistossa paperien digitalisoinnin ja arkistoinnin kautta. Käytössä oli useita eri järjestelmiä, joihin jouduttiin tekemään paljon tuplakirjauksia.
Tässä projektissa siirryttiin kertaheitolla paperista pilveen. Nyt kaikilla kenttätyöntekijöillä on tabletit tai mobiililaitteet, joilla he pystyvät tekemään tarvittavat kirjaukset ja saamaan tarvittavat allekirjoitukset heti paikan päällä oikeassa muodossa. Järjestelmässä on täysi offline-tuki, mikä on tärkeää liikkuville ja usein haastavissa sijainneissa työskentelevälle henkilöstölle.
Lomakkeet ohjaavat käyttäjiä täyttämään tarvittavat tiedot. Tämä sekä vähentää inhimillisten virheiden määrää, että nostaa datan laatua, kun tiettyjä kenttiä voidaan pakottaa aina täytettäväksi. Pyrkimyksenä on yksi järjestelmä, josta kaikki asiakkaaseen tai prosessiin liittyvät tapahtumat löytyvät yhdestä paikasta samassa muodossa.
Projektin menestystekijänä asiakkaan vahva sitoutuminen
Asiakkaalla oli alusta alkaen projektille selkeä omistaja, joka varmisti projektin sujuvan etenemisen. Projektilla oli roadmap, jonka mukaan sovellusta jatkokehitetään edelleen. Outotecin suunnasta vahvaa sitoutumista osoittaa myös strateginen päätös hankkia kaikille kenttätyöntekijöille tarvittavat lisenssit ja tabletit toteutuksen käyttämiseen. Projektin omistajalla oli mandaatti ja halu toteuttaa asioita ja projektilla oli korkea agiliteetti kehittää uusia ominaisuuksia joustavasti.
Yllätyksiltä projektin aikana ei vältytty. Projektin tavoitteena oli myös pyrkimys globaaleisti yhteneväisiin prosesseihin. Teoriassa samat prosessit osoittautuivatkin eri maissa erilaisiksi. Projektissa jouduttiin tasapainoilemaan sen välillä, missä tilanteissa muokataan prosesseja ja missä tilanteessa teknistä toteutusta.
Mitä projekti merkitsi toteuttajilleen?
Heikki ja Tony Dagys pääsivät mukaan projektiin heti aloittaessaan twodaylla kaksi vuotta sitten. Tony toimii projektissa arkkitehdin roolissa ja Heikki vastaa projektin suunnittelusta ja kehityksestä. Lisäksi tiimissä twodayn osalta toimi mm. Juha, Pekka, Mikko sekä Liettuan toimiston Dovydas Grigaitis.
”Good team! Right, Tony?” Heikki
Projekti alkoi konseptin ja roadmapin suunnittelulla, jonka yhteydessä arvioitiin toteutus-alustojen soveltuvuutta tarpeeseen. Varsinainen toteutus eteni kahden maan pilottien kautta uusien ominaisuuksien kehittämiseen. Tuotantovalmis alkuvaiheen MVP-toteutus otettiin käyttöön asteittain ympäri maailmaa. Heikille ja Tonylle oli palkitsevaa nähdä, kuinka itse kehitetty sovellus lähti elämään työntekijöiden arjessa ja se kuuluisa paperinpyöritys oikeasti digitalisoitui. Projekti toimi ketterästi ja silti siinä pääsi näkemään koko toteutuksen kaaren ensimmäisistä muistioista kenttätyöntekijän tablettiin asti.
Palautetta sovelluksesta on saatu suoraan käyttäjiltä Teams-puheluiden ja tapaamisten kautta. Työntekijät ovat kehuneet etenkin töiden ja tuntien seurannan helppoutta. Seuraavaksi projektin roadmapilla on tulossa esimerkiksi lisäintegraatioita taustajärjestelmiin. Näin jo hyvän matkaa digitalisoitua prosessia saadaan vietyä vielä yhden askelen lähemmäs automatisoitua tulevaisuutta.