Paroc kehitti yhteisöllistä tiedonhallintaa Office 365:llä

Refe Kirjoittanut:
14 maassa toimiva ja yli 2000 työntekijää työllistävä johtava kivivillaeristeiden tuottaja Paroc on ottanut Microsoft Office 365 -palvelut käyttöön osana organisaation digitaalisen toimintaympäristön muutosohjelmaa. Käyttöönoton ensimmäisenä merkittävänä projektina Parocin vanhat sähköiset työtilat ja viestinnällinen intranet-palvelu korvattiin kokonaan SharePoint Online - ja Yammer-pohjaisella yhteisöllisellä tiedonhallintaratkaisulla.
Trukki

Pilvisiirtymän Roadmap ja valmistelut

Paroc laati vuoden 2013 syksyllä Digital Illustratedin tuella digitaalisen toimintaympäristön konseptin ja konseptia tukevan usean vuoden Roadmapin, tavoitteena kehittää organisaation digitaalisia käytäntöjä ja työkaluja strategiaa tukevalla tavalla. Kokonaiskonseptin keskeinen lähtökohta oli asiakaskokemuksen kehittäminen, joka ulottuu asiakastyötä tukeviin tietotyön parhaisiin käytäntöihin saakka. Digitaalisen toimintaympäristön konseptia lähdettiin lyhyellä aikavälillä rakentamaan ennen kaikkea organisaation ketteryyttä, viestinnän läpinäkyvyyttä ja sisäisen yhteistyön tehokkuutta kehittämällä.

Perustuen Parocin silloiseen tilanteeseen, organisaation käyttäjien tarpeisiin ja liiketoimintastrategiaan, Paroc ja Digital Illustrated laativat vahvasti pilviteknologioihin nojaavan tiekartan ja kokonaisarkkitehtuurin. Microsoftin julkisiin pilvipalveluihin nojaavan Office 365:en todettiin vastaavan parhaiten tunnistettuihin tarpeisiin, ja lisäksi tarjoavan kustannustehokkaan ja aina ajan tasalla olevan alustan erityisesti Parocin omille tuottavuus- ja viestintäpalveluille.

Pilvisiirtymän valmistelevat vaiheet vietiin läpi alkuvuoden 2014 aikana, painopisteinä:

  • Työasemiin ja verkkoyhteyksiin kohdistuvien pilvivalmiuksien kartoittaminen ja tarvittavien infrastruktuurimuutosten läpivienti
  • Kertakirjautumisen pilvipalveluihin mahdollistavan ADFS-arkkitehtuurin pystyttäminen
  • Käyttäjien hallinnan virtaviivaistaminen ja käyttäjätietojen integrointi Office 365:een
  • Uuden yhteisöllisen pilvipohjaisen intranet-konseptin laatiminen

”Julkisen pilven aktiivinen hyödyntäminen tuo mukanaan isoja mahdollisuuksia, mutta edellyttää myös merkittävää toimintatapamuutosta organisaatiolta. Selkeästi määritellyt tavoitteet ja organisaation nykytilanteen huomioiva, priorisoitu Roadmap ovat keskeisiä onnistumisen edellytyksiä, kun olemassa olevia järjestelmiä aletaan korvaamaan pilvipalveluilla”, kertoo Parocin tietohallintojohtaja Hannu Pääkkönen.

Intranet- ja työtilauudistus

paroc ui

Valmistelevien työvaiheiden jälkeen Paroc käynnisti yhdessä Digital Illustratedin ketterän palvelukehitystiimin kanssa uuden yhteisöllisen intranet- ja työtilapalvelukokonaisuuden toteutusprojektin. Konsepti hyödynsi vahvasti SharePoint Onlinea sekä dokumenttivetoisessa työtilakäytössä että viestinnällisen sivustosisällön julkaisussa. Yammer nivottiin kokonaiskonseptiin nostamalla intranet-etusivulle Yammer-uutisvirta interaktiivisena komponenttina.

Parocin olemassa olevat, SharePoint Portal Server 2003 -alustalla pyörivät vanhat työtilat migroitiin pilveen, mikä omalta osaltaan toi projektille myös mitattavaa kustannussäästöä alenevien elinkaarikustannusten myötä. Migraatiota varten laadittiin erillinen viestintäsuunnitelma, jonka mukaisesti sisältöjen omistajat käytiin aktiivisesti läpi, ja varsinainen ohjelmallinen migraatiotyö tehtiin kolmannen osapuolen työkalua käyttämällä, säästäen Parocin oman organisaation työkuormaa.

Projekti saavutti teknisen valmiuden loppuvuonna 2014, jonka jälkeen alkoi aktiivinen jalkautusvaihe.

Palveluiden jalkautus

Parocin Office 365 -projekti oli ensisijaisesti toimintatapojen kehitysprojekti, jossa SharePoint Online ja Yammer -teknologiat toimivat mahdollistajan asemassa tietotyön käytäntöjen uudistamisessa sekä aikaisempaa osallistavamman ja läpinäkyvämmän viestinnän toteuttamisessa. Erityisesti mobiilikäyttöön liittyvien mahdollisuuksien, ulkoisen jakamisen ja organisaation liiketoimintayksikkö- ja maarajat ylittävän sosiaalisen teknologian tehokkaan hyödyntämisen edellytyksinä oli aktiivinen muutosjohtaminen, viestintä ja koulutus.

Uudet toimintatavat jalkautettiin hyödyntäen monipuolisesti sekä Lync- että videokoulutuksia, koulutusten tallenteita ja kirjoitettuja ohjeita. Kaikki jalkautusmateriaali koottiin SharePoint Online -palveluun toteutettuun Learning Centeriin. Onnistuneen jalkautuksen resepti oli monipuolinen mutta kustannustehokas – useissa kanavissa tapahtuva koulutus ja itseoppiminen sekä tätä tukeva tehokas viestintä, jolla käyttäjät saatiin sitoutettua uusiin käytäntöihin.

Siirtymävaiheessa toteutettu ja hyvin onnistunut jalkautus ja viestintä otettiin pysyväksi malliksi ja se jatkuu myös projektin jälkeen kattaen muun muassa uusien käyttötapojen ja parhaiden käytäntöjen viestinnän sekä uusien työntekijöiden perehdytyksen. Tällä tavalla varmistetaan parhaiden tietotyökäytäntöjen leviäminen organisaatiossa ja sitä kautta korkea tietotyön tuottavuus jatkuvasti uusiutuvien pilvipalveluiden avulla.

Kokemukset käyttöönotosta

Uudet pilvipohjaiset työtilat otettiin käyttöön joulukuussa 2014 ja intranet vaiheistetusti helmikuussa 2015. Nyt useampi kuukausi käyttöönoton jälkeen kokemukset ovat olleet erittäin positiivisia ja organisaatio on omaksunut uudet työskentelytavat ja -välineet tehokkaasti. Parocilaiset olivat tottuneet SharePoint-ideologiaan noin kymmenvuotisen SharePoint-historian aikana, joka osaltaan edesauttoi jalkautusta ja uuden pilvipohjaisen SharePoint-palvelun käyttöönottoa.

”Parocin ja Digital Illustratedin asiantuntijoiden avoin ja iteratiivinen työskentelytapa mahdollisti kustannustehokkaan projektin, jossa konkreettisia hyötyjä saavutettiin nopeasti ja palvelua päästiin ottamaan käyttöön vaiheittain. Sharepoint Online yhdessä Yammerin kanssa osoittatuivat heti oikeiksi ratkaisuiksi sekä viestinnällisen intranetin että työtiloihin alustoina. Monet hyvät käyttökokemukset erityisesti liikkuvassa tietotyössä ovat saaneet aikaan suurta innostusta ja tietotyökäytäntöjen tehostamista”, sanoo Parocin Group Digital Marketing Manager Jyrki Männikkö.