S-ryhmä kehitti tietotyön käytäntöjä Office 365 -palveluilla

Refe Kirjoittanut:

S-ryhmä työllistää yli 40 000 ammattilaista ja on Suomen suurin yksityinen työnantaja. S-ryhmä koetaan myös kiinnostavaksi työnantajaksi: työnantajakuvatutkimuksissa S-ryhmä pääsee säännöllisesti kymmenen kiinnostavimman työnantajan joukkoon. Yli 2 miljoonalla asiakasomistajallaan S-ryhmän omistajia on lähes puolet suomalaisista. Päivittäistavarakaupassa S-ryhmän markkinaosuus on yli 45%.

Kaupan alan murros ja digitalisaatio

Kaupan ala on ollut jo vuosia murroksessa, jossa keskeisimpiä muutosvoimia ovat digitalisaation vaikutukset asiakaskäyttäytymiseen, toimintamalleihin sekä kansainvälisen kilpailun lisääntyminen. Lisäksi Suomen viime vuosien kansantalouden negatiivinen trendi on heikentänyt kuluttajien ostovoimaa. S-ryhmä on aktiivisesti vastannut toimialamurroksen haasteisiin viemällä läpi muutosohjelmaa, jonka ytimessä on asiakaskeisyyden vahvistaminen, digitaalisten palvelujen hyödyntäminen sekä toimintakulttuurin aktiivinen kehittäminen. Tiedon tehokas jakaminen ja digitaalisen ryhmätyön kehittäminen, sekä organisaation sisällä että ulkoisten sidosryhmien kanssa, on tärkeä osa-alue S-ryhmän strategisessa muutoksessa.

Tiekartta nykytilanteesta tavoitetilaan

Digital Illustrated ja S-ryhmän osuuskaupoille sisäisiä palveluita tuottava SOK aloittivat vuoden 2013 keväällä pitkäaikaisen yhteistyön S-ryhmän silloisten tiimi- ja tietotyökäytäntöjen nykytilanteen arvioinnilla ja tiekartan laatimisella. Osana analyysia Digital Illustratedin konsultit haastattelivat useita S-ryhmän sisäisten sidosryhmien avainhenkilöitä sekä loppukäyttäjiä. Osana arviointia tunnistettiin painopistealueet, joilla tiedon jakamista ja tiimityötä voitaisiin tulevaisuudessa tehostaa organisaation liiketoimintatavoitteita tukevalla tavalla. Lisäksi Digital Illustrated laati ehdotuksen eri digitaalisten ryhmätyöalustojen asemoinnista suhteessa organisaation tiedon jakamisen erilaisiin tarpeisiin tulevien kehityshankkeiden tueksi.

Office 365 ja SharePoint Online

Tiekartan esittelemien, tavoitteen mukaisten tietotyökäytäntöjen keskeisenä mahdollistajana oli Microsoft Office 365 -palvelut, jotka mahdollistavat ajasta ja paikasta riippumattoman yhteistyön. Toimintatapamuutoksen mahdollistamisen lisäksi pilvipalvelut tarjosivat kustannustehokkuutta, kun tarve oman palvelininfrastruktuurin hallinnalle vähenee.

Varsinaista toteutusvaihetta edelsi S-ryhmän pilvivalmiuksien kartoittaminen ja paikallisten hakemistopalvelimien pilvi-integraatioiden suunnittelu. Ensimmäisen vaiheen toteutusprojektina Digital Illustrated rakensi vuoden 2014 aikana SOK:n ylläpitämät vanhat SharePoint-ryhmätyöalustat korvaavan S-työtilat-palvelun, joka toteutettiin SharePoint Online -palvelulla. Tietoturvaan ja palvelun hallintamalliin kiinnitettiin projektissa erityistä huomiota.

Muutoksen johtaminen

Osana kokonaistoimitusta vanhat SharePoint-työtilat migroitiin pilveen ja palvelun lanseerauksen yhteydessä Digital Illustratedin konsultit tuottivat monipuolisia jalkautuspalveluja S-ryhmän tietotyökäytäntöjen toimimintatapamuutoksen tueksi. Mm luokkahuonekoulutukset, video-koulutukset, ohjeistukset ja käytön sparraus kuuluivat jalkautuksen toimenpidevalikoimaan. Jalkautuspalveluiden keskiössä oli käyttäjä ja käyttäjän toimintatavan muuttaminen.

Kokemukset ja mitä seuraavaksi

S-ryhmän alkuvaiheen Office 365 -pilvisiirtymä mukaanlukien vanhat työtilaratkaisut korvanneen SharePoint Online -palvelukokonaisuuden lanseeraus vietiin hallitusti läpi ja uuden palvelun piirissä on nyt tuhansia aktiivisia tietotyöläisiä ympäri S-ryhmää. Tavoitteiden mukaisesti dokumenttien jakamista, yhteiskäyttöä ja toimistoverkon ulkopuolella tapahtuvaa dokumenttien käsittelyä on saatu tehostettua. SharePoint Online -työtilojen myötä erityisesti organisaation pysyvät tiimit ovat saaneet lisää tuottavuutta toimintaansa ja pystyvät myös tarvepohjaisesti sekä tietoturvallisesti osallistamaan yhteistyökumppaneita ilman tarvetta erillisille extranet-ratkaisuille.

”S-työtilat ja Office 365 -palvelut on otettu hyvin vastaan organisaatiossamme. Digital Illustrated on tarjonnut pilvisiirtymän aikana käyttöömme laaja-alaisesti kovaa osaamista ja projekteihimme sitoutuneita konsultteja. Kumppanimme asiantuntemus ja näkemys yhdistettynä Roadmap-pohjaiseen lähestymistapaan, mahdollistaa jatkossakin uusien Office 365 -palveluiden hallitun ja nopean käyttöönoton tarpeidemme mukaisesti, nyt kun perustyö on laadukkaasti tehty”, sanoo SOK:n IT-päällikkö Jorma Mustonen.