SharePoint-kirjastot ja etusivu uudistuvat

Blogi Kirjoittanut:

Ensimmäiset SharePoint-muutokset ovat täällä! First release -käyttäjät ovat jo saaneet tutustua uusiutuneihin dokumenttikirjastoihin ja Sites-sivuun. Tässä kirjoituksessa keskityn uudistuksiin, jotka ovat käyttäjille keskiössä – ja siten huomioitava jo nyt valmisteluissa ja ohjeistuksissa.

Sites-sivu ja haku päivittyvät

Vaikka osaa uudistuksista voi lykätä, Sites-sivu uudistuu kaikille pilvimaailman asiakkaille ennen tämän kvartaalin loppua. Sites muuttuu nimenä SharePointiksi, mikä on mukavan loogista. Ulkoasullisesti mennään rajummin moderniin suuntaan, ja muokkausmahdollisuudet ovat paljon rajatummat. Jos Sites on toiminut jonkinlaisena heittoikkunana Intran tai työtilamaailman etusivulle Promoted Links -kuvakkeiden kautta, niin ei toimi enää. Linkit on listattu vasemmassa navissa alas, Delve-pohjaiset nostot useasti vierailluista tai suositelluista sivustoissa nostettu sivun pihviksi. SharePoint home on oma palvelunsa Office 365:n kokonaisuudessa, joka pitää hyväksyä osaksi kokonaisuutta.

Lisäksi SharePoint-sivun takaa avautuu uudennäköinen haku, joka toimii todella hyvin ja nopeasti. Muualta avautuu kuitenkin edelleen vanha tuttu haku, joten kahden maailman välissä eletään ainakin jonkin aikaa. Vanhaan hakuun pääsee myös uudesta käyttöliittymästä.

OneDrive-tyyliä SharePointiin

Tiedostokirjastot ja listat ovat toinen alue, jotka päivittyvät ennen kesäkuun loppua. Tätä muutosta pystyy kuitenkin viivyttämään muuttamalla SharePoint-asetuksia, jos muutos tuntuu liian radikaalilta.

Päivitys tekee dokumenttikirjastosta ja listoista OneDrive-tyyliset: selkeät ja simppelit. Jos on tottunut SharePointin loputtomiin kilkkeisiin, niin niistä pitää henkisesti päästää irti: dokumenttikirjastot ja listat tarjoavat tietyt riisutummat valinnat, miten kohteita ja näkymiä muokataan – lisäksi Files ja Library -valikot häviävät, vihdoin. Muutokset tekevät työskentelystä suoraviivaisempaa: esimerkiksi metatietoja pääsee muokkaamaan suoraan uudesta info-paneelista ja tiedostojen lisäämistä paikasta toiseen (jopa linkkinä) on helpotettu. Katso yksityiskohtainen kooste uusista toiminnallisuuksista täältä.

Mitä muutoksissa tulee huomioida?

Edistykselliset käyttäjät nappaavat nopeasti uudet oikopolut ja toiminnallisuudet, mutta jokaiselle SharePoint Onlinesta vastaavalle suosittelen seuraavan listan läpikäymistä:

  • Jos et ole jo First Release -käyttäjä, aseta itsesi sellaiseksi ja testaa uusia toiminnallisuuksia ympäristössänne (esimerkiksi mahdolliset vaikutukset kustomointeihin)Suunnittele muutoksen
  • viestintä ja mahdolliset koulutukset
  • Käy läpi ja päivitä SharePoint-ohjemateriaalit

Käyttäjät kahden maailman välissä

SharePoint-kokemus tulee olemaan seuraavina kuukausina hieman hämmentävä, kun osa sisällöstä näkyy uudella ja osa vanhalla tyylillä. Osaa muutoksista voi viivästyttää, mutta osa tulee pilvimaailmassa annettuna jo ennen tämän kvartaalin loppua. Näin alkaa muutos kokonaan uuteen SharePointiin, joka vastaa pikkuhiljaa paremmin nykypäivän tarpeita.