SOK:n sisäinen tarkastus uudisti prosessiaan PowerApps-pohjaisella ratkaisulla

Refe Kirjoittanut:
SOK:n sisäinen tarkastus uudisti toimenpiteiden seurannan prosessiaan PowerApps-pohjaisella ratkaisulla. Projektissa kehitettiin itsepalveluratkaisu, joka tarjoaa liiketoiminnan edustajille helppokäyttöisen, myös mobiililaitteilla hyödynnettävän, itsepalveluratkaisun, jonka aikatauluseurannasta ja viestinnästä huolehtii automaatio.
Sisäisen tarkastuksen toimenpiteiden seurannassa sähköpostiviestintä korvattiin PowerApps-ratkaisulla.

Digital Illustrated toimi kumppanina ratkaisukehityksessä ja käyttäjälähtöisen toimintatapamuutoksen läpiviennissä.

Manuaalityötä karsimalla autetaan tiimiä keskittymään asiantuntijatyöhön

Sisäisen tarkastuksen tehtävänä on seurata yhdessä liiketoimintojen kanssa sovittujen toimenpiteiden läpivientiä ja raportoida näiden edistymisestä ylimmälle johdolle. Aiemmin sovitut toimenpiteet on kirjattu sisäisen tarkastuksen asiantuntijoiden hallinnoimiin Excel-tiedostoihin. Asiantuntijoiden tehtävänä on ollut seurata sovittujen toimenpiteiden toteutumista sovittujen aikataulujen puitteissa. Tämä, yhdessä seurannan edellyttämän viestinnän ja raportoinnin kanssa, on aiheuttanut asiantuntijoille runsaasti manuaalityötä ja seurantaa onkin aiemmin rytmitetty seurantajaksoille joiden aikana toimenpiteitä on edistetty.

Käyttäjät ovat ottaneet PowerApps-sovelluksen hyvin vastaan

Uudessa ratkaisumallissa kaikki toimenpiteet kirjataan yhteen SharePoint-listaan, mikä parantaa kokonaiskuvan muodostamista ja toimenpiteiden seurantaa. Automaatio seuraa toimenpiteiden aikatauluja ja lähettää automatisoidusti HTML-pohjaisia viestejä eri osapuolille.

Liiketoiminnan vastuuhenkilölle lähtee automaattisesti viesti, kun toimenpide on kirjattu, tai kun sen tavoiteaikataulu lähestyy. Viestiin liitetystä linkistä aukeaa PowerApps-sovellus, jonka avulla toimenpiteen status-tiedot on helppo täyttää. Jokainen käyttäjä näkee omien toimenpiteidensä tiedot, muiden vastuuhenkilöiden toimenpiteet on rajattu pois. PowerApps-sovellus sisältää käyttäjän näkökulmasta vain hänen tarvitsemansa tiedot, joten käyttökokemus on helppo. SharePoint-lista jää taustalle piiloon.

Kun liiketoiminnan edustaja päivittää sovittua toimenpidettä, tai ei päivitä aikataulun puitteissa, automaatio viestii tästä tiimin jäsenille. Näin on helppoa reagoida päivityksiin ja myöhässä oleviin päivityksiin. Ydinryhmä voi seurata toimenpiteiden tietoja myös muotoillun SharePoint-listan kautta.

Itsepalvelu ja automaatio on helpottanut tiimin työtä

Ratkaisun avulla toimenpiteisiin liittyvään aikatauluseurantaan ja viestintään on saatu paljon kaivattua tietojärjestelmätukea. Aiemmin toimenpiteiden seurantaa on tehty otokseen perustuen, nyt seurantaa voidaan tehdä kattavasti ja ajantasaisesti, mutta pienemmällä panostuksella.

”Meille tämä ratkaisu oli tosi hyvä juttu. Pääsimme pienentämään merkittävästi seurantaan liittyvää rutiinityötä ja voimme keskittyä asiantuntijatyöhön.” – Heikki Aho – Vice President, Internal Audit, SOK