Teamsin käyttöönotto ja tulevaisuus
Teamsin käyttöönottoprojekteja on tehty jo vuosia ja se alkaakin olla jo monen mielessä vanha juttu. Viimeistään nyt korona-aikana yritykset ovat joutuneet suhtautumaan etätyöskentelyyn aivan uudella tavalla ja tarjoamaan työntekijöilleen edes välttävät etätyöskentelymahdollisuudet. Tämä tarkoittaa monessa tapauksessa Teamsin käyttöönottoa tai aiempaa laajempaa hyödyntämistä jokapäiväisessä yhteistyössä.
Yhteiset toimintatavat tehostavat käyttöä
Suunnittelematon, pakon edessä toteutettu Teamsin käyttöönotto saattaa aiheuttaa työntekijöissä turhautumista. Uuden toimintatavan ohjeistuksia ei ole mietitty ja jokainen tablaa tyylillään. On täysin normaalia, että organisaation eri yksiköissä tehdään omia ratkaisuja sen hetkisen parhaan tiedon mukaan. Tämän myötä syntyy usein toimintatapoja, jotka säilyvät pitkään. Muutenhan tämä on loistava juttu, mutta ongelmaksi muodostuu toimintatapojen pirstaloituminen, jolloin perusasioita ei tehdä samalla tavalla.
Yhteiset käytännöt, toimintatavat ja pelisäännöt ovat todella tärkeitä nykyisessä nopeatempoisessa tietotyössä. Teamsin käytön myötä informaation määrä moninkertaistuu, mikä lisää yksittäisen työntekijän vastuuta tietotulvan hallinnassa. Yhtenäisten toimintatapojen ja käytäntöjen avulla läpinäkyvyys, tiedon saavutettavuus ja itselle tärkeän tiedon löytäminen helpottuu. Jokainen käyttäjä on kuitenkin itse vastuussa siitä, että yhteistyö ja viestintä Teamsissa on tehokasta eikä tarpeettomasti kuormita itseään tai muita.
Koronasta myötätuulta Teamsille
Monissa yrityksissä Teamsin käyttö on siis kasvanut huomattavasti korona-tilanteen myötä. Tässä yksi esimerkki asiakkaamme Teamsin käyttöaktiivisuudesta viimeisen vuoden ajalta:
Kyseinen asiakas on aloittanut Teamsin käytön alkuvuodesta 2019 ja samalla vanhat Sharepoint-sivustot on migroitu pilviympäristöön. Asiakkaalla on ollut Teams ja Skype rinnakkain käytössä, joka näkyy matalassa Teamsin käyttöaktiivisuudessa ennen korona-aikaa. Koronan myötä myös Teams on saanut tuulta alleen ja muutamassa kuukaudessa käyttö on lähes kymmenkertaistunut.
Toinen tilasto samalta asiakkaalta osoittaa, kuinka Teams-puhelut ja -kokoukset ovat lisääntyneet tänä keväänä:
Samanlainen käyttömäärien kasvu näkyy myös monen muun asiakasyrityksemme tilastoissa. Teams on ollut käytössä jo aiemmin, mutta sen hyödyntäminen päivittäisessä viestinnässä on selkeästi lisääntynyt nyt korona-aikana. Käyttöaktiivisuus näyttää tilastossa erittäin hyvältä.
Toisella suurella asiakkaallamme jo entisestään aktiivinen Teamsin käyttö on lisääntynyt huomattavasti koronaepidemian aikaisen etätyöskentelyn myötä. Käyttöraporttien kuvaajat näyttävät hyvin samanlaisia kasvupiikkejä: ryhmäviestien ja yksityisten chat-viestien määrä on yli kaksinkertainen huhtikuussa verrattuna tammikuuhun. Yrityksen laajuinen etätyöskentely on näkynyt myös Teams-puheluiden ja -kokousten määrän lisääntymisenä: molempien määrä oli huhtikuussa kasvanut yli 80 % verrattuna tammikuun käyttötilastoihin. Viime vuoden huhtikuun tilastoihin verrattaessa luvut ovat vielä hurjempia: kokousten ja yksityisten chatviestien määrät ovat monikymmenkertaisia.
Tilastot ovat toteuttamastamme käyttöraportista. Voit lukea lisää käytön seurannan ratkaisustamme lisää Antin blogista: Vantaa kiihdytti toimintatapamuutosta Office 365 -analytiikan avulla
Voidaan olettaa ainakin osan viestien ja videopuheluiden lisääntymisestä johtuvan laajemman käyttäjäjoukon aktivoitumisesta Teamsin käytössä. Etätyöskentely on pakottanut luultavasti etenkin monia sellaisia työntekijöitä, jotka eivät aiemmin ole Teamsia juurikaan arjessaan käyttäneet, viestimään yhä enemmän chatissa ja pitämään Teams-kokouksia. On mielenkiintoista nähdä, miten Teamsin käyttöaktiivisuus muuttuu loppuvuoden aikana – syntyykö korona-aikana pysyviä tottumuksia, toimintatapoja ja käytänteitä. Ehkä jo loppuvuodesta näemme vaikuttaako korona pysyvästi työntekijöiden työtapoihin, kun pääsemme tarkastelemaan, miten paljon nyt tapahtuneesta käytön kasvusta jää elämään etätyösuositusten päättymisen jälkeen. Hallitulla käyttöönotolla, yhdessä sovituilla pelisäännöillä ja käyttäjien osaamisen kehittämisen ja Teamsin käytön tukemisella voidaan vaikuttaa siihen, millaisia toimintatapoja sisäisessä viestinnässä toteutetaan ja miten lisääntynyt Teamsin käyttö voidaan tehokkaasti hyödyntää.
Hallittu käyttöönotto ja käytön tuki
Pelkästään tilastojen valossa Teamsin käyttöä ei kannata tuijottaa. Tilastoja tärkeämpi onkin pohtia minkälaista käyttö on nyt ja minkälaiseksi käyttö halutaan muovata tulevaisuudessa. Moni yritys ottaa ensin Teamsin käyttöön mahdollistamalla käytön teknisessä mielessä. Usein tämä ei vielä tuota toivottua lopputulosta vaan huomataan, että käytön tukeminen on ensisijaisen tärkeää. Tuetulla ja suunnitellulla käyttöönotolla tehostetaan ajankäyttöä ja vapautetaan työntekijöiden työaikaa. Työkalujen tulee tukea päivittäistä työntekoa, mutta työnteon ei tule olla työkalujen käytön opettelua. Ainakin näitä asioita kannattaa miettiä käyttöönoton yhteydessä:
- Selkeät roolit työkaluille: Määrittele selkeät roolit työkaluille. Työkalut jäävät käyttämättä ja/tai potentiaali hukataan, jos loppukäyttäjälle ei ole selkeää, mihin mitäkin käytetään.
- Vertaistukiyhteisö: Yhden ihmisen tai projektiryhmän ei tarvitse kouluttaa tai tukea koko organisaatiota työkalujen käytössä. Luomalla vertaistukiyhteisö esimerkiksi Yammeriin pystytään jakamaan käyttötuen aiheuttamaa kuormaa tasaisesti koko organisaatiolle.
- Nopeat, klinikkatyyppiset koulutukset ja tietoiskut: Perinteisten pitkien koulutussessioiden sijaan kannattaa miettiä lyhyiden tietoiskujen/koulutusten pitämistä, jossa käsitellään rajatumpi aihealue. Kannattaa jättää loppuun aikaa yleiselle keskustelulle ja kysymyksille.
- Käyttäjäprofiilit Organisaatiossa on erilaisia ja eritasoisia käyttäjiä. Huomioi eri käyttäjien erilaiset tarpeet. Karkea jako voi esimerkiksi olla: tehokäyttäjät, verkostoitujat, toimistotyöntekijät ja tuotantotyöntekijät.
- Paikka parhaille käytännöille ja pelisäännöille: Nykyään on todella helppo luoda, varsinkin Sharepoint Onlineen sivusto, johon tuodaan sisältöä käytön tueksi. Tällaiseen kevyeen koulutusportaaliin kannattaa tuoda organisaation yhteiset toimintatavat, parhaat käytännöt ja esimerkkitarinoita organisaation sisältä.
Hallittu käyttö
Teamsin käytöönotossa ei ensimmäisenä mietitä tulevaisuutta vaan työkalu halutaan saada käyttöön mahdollisimman nopeasti. Teamsin luontiprosessista ja hallintamallista voit lukea lisää aikaisemmasta blogistamme Teamsin elinkaarenhallinta ja luontiprosessi: mitä ja Miksi?
Useissa yrityksissä on käytössä teknisessä mielessä kolme viestintätyökalua: Teams, Yammer ja Intranet. Mikäli näiden työkalujen rooleja ei ole selkeästi määritelty loppukäyttäjät eivät tiedä, mihin tarkoitukseen tulisi käyttää mitäkin työkalua. Tämä taas johtaa helposti siihen, että lähetetään joko sähköpostia tai jätetään asia kokonaan viestimättä. Siksi on tärkeää määritellä yrityksen digitaalisen työympäristön työkalujen roolit, jotta käyttö on mahdollisimman helppoa eikä käyttäjien tarvitse miettiä, ovatko he kirjoittamassa asiaansa oikeaan kanavaan. Epävarmuus oman toiminnan oikeellisuudesta ei varmasti rohkaise ketään eteenpäin.
Nyt ja tulevaisuudessa
Microsoftin historia pikaviestinvälineiden toteuttajana yltää ainakin vuoteen 1999, jolloin ensimmäinen MSN Messenger on julkaistu. Vuosien saatossa ”mese” muuttui ostojen myötä Skypeksi ja myöhemmin rinnalle tuli Skype for Business. Skypen tuki loppuu heinäkuussa 2021, jolloin palvelu käytännössä loppuu. Mielestäni tähän päättyy myös Microsoftin pikaviestinvälineiden aikakausi.
Kuten alussa jo mainitsin, Teams on viimeistään nyt korvannut Skypen työntekijöiden jokapäiväisenä viestintävälineenä.Skypen korvaajana Teams on kuitenkin enemmän kuin pelkkä ”chatti-työkalu”. Teamssilla on oikeasti edellytykset olla työntekijän virtuaalinen työpöytä. Se tarjoaa yhä enemmän connectoreja eli liittimiä eri sovellusten ja rajapintojen välille, mikä mahdollistaa Teamsin käyttämisen kaikkien päivittäisten ruutiinien hallinoimiseen yhden ikkunan kautta. Teamsin potentiaali kaiken työssä tarvittavan tiedon kokoajana on lähes rajoittamaton, joten uskon erilaisten Teamsin päälle rakennettujen älykkäiden ratkaisujen nousevan tärkeään rooliin organisaatioiden prosessien kehityksessä. Nyt, kun Teamsin käyttö on räjähdysmäisesti kasvanut, haluan painottaa erityisesti kolmea asiaa:
- Perusasiat kuntoon: On tärkeää, että koko yrityksellä ja sen työntekijöillä on yhtäläiset lähtökohdat käyttää Teamsia. Käyttäkää aikaa käyttäjien tukemiseen ja arkkitehtuurin suunnitteluun.
- Muutakin kuin pikaviestin: Kokeilkaa ja yhdistäkää rohkeasti muita sovelluksia omiin Teamseihin. On hyvä lähteä liikkeelle esimerkiksi yhteisistä muistiinpanoista OneNoten avulla ja integroida Planner osaksi yhteisten tehtävien seurantaa. Muistakaa tuoda tärkein sisältö mahdollisimman helposti saavutettavaan paikkaan Teams-kanavan välilehdelle.
- Älykäs Teams: Hyödyntäkää rohkeasti Teamsin koko potentiaali prosessien automatisoinnissa ja seuraamisessa. Power Platform -työkalujen helpot graafiset käyttöliittymät mahdollistavat älykkäiden ratkaisujen toteuttamisen jokaiselle Office 365 -käyttäjälle. Omat sovellukset saadaan helposti tuotua koko tiimin näkyville Teamsiin.
Seuraan hyvin innoissani koronan siivittämää Teamsin voittokulkua. Syksyllä ja loppuvuodesta saadaan varmasti lisää kiinnostavaa ja hyödyllistä tietoa Teamsin käytöstä.