Miten toimintamalleja kehitetään? Tutustu Karoliinan työpäivään!

Rekry Kirjoittanut:
Haluatko olla mukana muuttamassa suurien suomalaisten organisaatioiden toimintatapoja ja kehittämässä työntekijäkokemusta? Tutustu Karoliinan arkipäivään muutosjohtamisen sekä viestinnän, ryhmätyöskentelyn ja palaverikäytänteiden kehittämisprojektien parissa.

Tule mukaani seuraamaan, mitä kaikkea eräänä tavallisena tiistaina tapahtuu! Vien sinut mm. kehittämään parempia palavereja, kaverilounaalle sekä kurkistamaan johtoryhmätyöskentelyn saloihin. Päivän päätämme kulttuurin parissa. Tervetuloa!

Klo 7 Aamutreenit

Aamutreenit ovat minulle paras tapa aloittaa päivä 💪 Olen tehokkaimmillani aamuisin ja tykkään, kun työpäivän jälkeen illat ovat vapaita muulle puuhastelulle.

Myös työkaverini Antti käy aamutreeneissä!

Klo 9 Itseopiskelua: Dynamics 365:n yhdistäminen Teamsiin

Olen toimistolla lentävän vitsin mukaisesti Suomen paras Teams-konsultti, ja ensimmäiset vuoteni näissä piireissä vietin on-premise SharePointin parissa. Olen aina ollut kiinnostunut teknologiasta, mutta en niinkään koodarin näkökulmasta vaan siitä, miten se voisi helpottaa tai tehostaa ihmisten työpäivää. Ympäristöjen kehittyessä työvälineet ovat vähitellen muuttuneet itseisarvosta modernin työskentelyn mahdollistajiksi. Ajan myötä olen ottanut haltuun yhä uusia ohjelmia ja etenkin tapoja hyödyntää niitä.

Uusimpana aluevaltauksena minulla on Dynamics 365 -ympäristön yhdistäminen muihin ryhmätyöskentelyn välineisiin sekä arkipäivän työrutiineihin. Uusi ympäristö vaatii opiskelua ja olenkin varannut siihen säännöllisen ajan kalenteristani. Tänään kokoan oppejani valmistelemalla materiaalia huomisen asiakastapaamista varten. Vinkkaan vielä kollegoilleni Pekalle ja Juhalle, että materiaali on valmis vilkaistavaksi.

Berocca & Bose, toimistoaamun parhaat kaverit

Klo 10 Palaverikäytänteiden kehittäminen: sisäinen jatkosuunnittelu

Olemme kehittämässä asiakkaan palaverikäytänteitä. Projekti on osa kokonaisvaltaista toimintatapojen muutosta asiakkaalla. Työskentelemme usein laajoissa ja monivuotisissa muutoshankkeissa, joissa asiakkaan työympäristöjä digitalisoidaan ja siinä samassa heidän toimintamallejaan kehitetään. Olen asiakkaille mieluummin kumppani kuin konsultti – se luotettu taho jonka puoleen käännytään, kun halutaan saada aikaan muutosta.

Jotta pystymme kehittämään koko organisaation yleisiä palaverimalleja, täytyy meidän ensin pureutua siihen, miten hommat nykyisellään toimivat. Tätä varten haastattelimme asiakkaan luona työntekijöitä organisaation eri puolilta. Pääsimme tarttumaan nykyhetken haasteisiin ja tutustumaan tarpeisiin ja toiveisiin asian tiimoilta. Kukapa ei haluaisi parempia palavereja?

Nyt olen Tarun ja Oskarin kanssa käymässä läpi haastattelujen tuloksia. Kehittämistyössä pitää pystyä priorisoimaan monia erilaisia tarpeita ja pohtia, mistä on eniten hyötyä koko organisaatiolle. Tällä kertaa alkukartoitusmateriaalista nousee esiin muutama selkeä osa-alue, jota ehdotamme asiakkaalle. Kokonaisuuteen kuuluu mm. kalenterimerkintöjen avaaminen kaikille, palaverien agendan valmispohja OneNoteen, ohjeistus Teams-palaverien pitämiseen sekä ehdotus palaverissa nousevien tehtävien hallintaa ja seurantaa varten. Lisäksi suunnittelemme asiakkaan kanssa sisäisen mainoskampanjan, jolla tylsät ohjeistukset saavat innostavan muodon.

Taukotilasta löytyi Oton lisäksi suoraselkäinen Aleksi. Aleksin kanssa on aina mukava miettiä oman työskentelyn kehittämistä ja sitä mihin suuntaan projektit ovat menossa.

Klo 10:45 Soitto asiakkaan yhteyshenkilölle

Monet asiakkaamme ovat kiireisiä ja yhteiset projektimme ovat vain osa heidän työnkuvaansa. Yhteisten työpajojen ja palaverien sopiminen ajoissa on tärkeä osa työn jaksottamista, jotta hommat pystytään hoitamaan puolin ja toisin sovitussa aikataulussa. Kaikissa projekteissamme on käytössä asiakkaan kanssa projekti-Teams, jossa hoidamme kaiken projektiin liittyvän viestinnän ja sieltä luonnollisesti löytyvät myös projektin tiedostot, muistiot ja tehtävät. Teamsissa käytävä keskustelu on nopeaa ja joustavaa eikä kukaan ole vielä tähän mennessä jäänyt kaipaamaan projekteista ennen niin tuttua sähköpostisumaa.

Välillä on kuitenkin kirjoittamisen sijaan helpompi ottaa kuulokkeet päähän tai puhelin käteen ja soittaa asiakkaalle. Teamsin kokouksessa tai ihan perinteisellä puhelulla on helppo saada hoidettua nopeasti monta avointa kysymystä ja vietyä hommia eteenpäin. Tällä kertaa käymme läpi ensi viikolla alkavan projektin aikatauluja sekä työpajoihin osallistuvia henkilöitä. Sopiva väli sattui löytymään juuri ennen lounasaikaa, ja avoimiin asioihin saatiin varmistus lyhyellä puhelulla.

Klo 11 Lounas kaverin kanssa

Helsingin keskustassa työskentelyssä on monia etuja – yhtenä niistä laaja lounasvalikoima! Tällä kertaa menemme etäpäivää viettävän kaverini kanssa nauttimaan espanjalaisista tapaksista Másiin.

Ihania syksyisiä makuja lautasella

Klo 12-15 johtoryhmätyöskentelyn kehittämisen Työpaja asiakkaalla

Hyppään ratikkaan ja otan suunnan kohti asiakkaan konttoria. Tykkään olla asiakkaiden luona ja lähellä. Suosin monesti live-palavereja, jos se vain on mahdollista. Tilannetsekit on helppo hoitaa Teamsin kautta, mutta etenkin jos kokouksissa on mukana minulle uusia ihmisiä, on kivempi nähdä heidät kasvotusten. Monista asiakkaiden konttoreista on tullut minulle kuin toinen toimisto – kahvilasta löytyvät suosikkituotteet ja käytävillä moikkaillaan tuttuja.

Tänään vuorossa on johtoryhmän sisäisen viestinnän kehittämisen työpaja. Olemme aloittaneet prosessin jo keväällä modernin työn digityöpajojen muodossa. Niissä keskustelemme johtoryhmän ja liiketoimintojen avainhenkilöiden kanssa organisaation tämän hetkisistä haasteista esimerkiksi viestinnän tai tiimityöskentelyn suhteen. Pohdimme yhdessä, minkälaiset uudet toimintamallit ja niitä tukevat Office 365 -työvälineet voisivat auttaa ratkaisemaan näitä ongelmia. Näin pääsemme käsiksi konkreettisiin liiketoiminnan prosesseihin ja työntekijöiden todellisiin tarpeisiin. Digityöpajat ovat tärkeä osa kaikkia kehitysprojektejamme. Emme halua tulla heiluttelemaan käsiä yleisluontoisen PowerPointin edessä, vaan jokaisella projektilla tulee olla asiakkaan työtä tehostava lisäarvo.

Johtoryhmän kanssa käymme syksyn aikana läpi viestintää, dokumentinhallintaa, kokousprosessia sekä tehtävänhallintaa. Osa työpajoista pidetään koko porukalla ja osaan osallistuu muutama ydinhenkilö. Työpajojen välillä pidämme yhteyttä tilannetsekeissä sekä koko organisaatiolle avoimessa tukiryhmässä. Näin varmistamme yhdessä sovittujen toimintamallien jalkautumisen ja muutoksen arkipäivän rutiineissa. Monesti asiakkaalle kyse on pienistä käytännön havainnoista:

”Pystyy vaikka takapihalta johtamaan tiedonkulkua.”

”Ei enää lukittuvia lomalistoja!”

”Toimialakohtaiset Teamsit tarjoavat tuoreimman tiedon. Ei tarvitse odotella sähköposteja!”

”Enää ei ”tarvita” sihteeriä tekemään pöytäkirjoja. Nyt voi jokainen muokata ja lisätä tietoa.”

Klo 15-16 Työskentelyä kahvilassa

Jään vielä hetkeksi kahvilaan käymään läpi sekalaisia työasioita. Viimeistelen työpajan muistiinpanot ja kirjoitan niistä viestin Teamsiin. Tägään mukaan Antin, joka tekee vastaavanlaista kehitysprojektia toisella asiakkaalla. Voisimme sparrailla yhdessä hyviä käytänteitä!

Seuraavaksi on sisäisten kehitysasioiden vuoro. Olen osa Markkinointifoorumia, jossa käsittelemme ja tuotamme kaikkea Digital Illustratedin markkinointiin liittyvää: somepostauksia, blogeja, tapahtumiin osallistumisia jne. Juhannuksena julkaisimme kevään aikana päivitetyt uudet webbisivumme, ja nyt sisällöntuotanto tännekin on entistä helpompaa. Etsin hetken Googlesta erilaisia heijastimia, joita voisimme tilata ja jakaa henkilöstölle ja miksei myös asiakkaillekin. Loistetaan pimeydessä yhdessä!

Ennen kuin suljen koneen, käväisen vielä Yammerissa tykkäämässä työkaverin Riikan saamista kehuista ja osallistumassa kiivaana käyvään keskusteluun intranetin tulevaisuuden rooleista.

Selfie päivässä konsultin tiellä pitää.

Klo 16 Museokorttikerho kokoontuu!

Meiltä löytyy aktiivista porukkaa ja erilaisia kerhoja ja ryhmittymiä on joka lähtöön. Toimistolla voi törmätä vaikkapa salaattiklubiin tai osallistua #dagensgt-trendiin lähettämällä kuvan firman Whatsapp-ryhmään.

Itse olen mukana mm. juoksukerhossa ja museokorttikerhossa. Kerran kuussa kokoonnumme yhdessä tutustumaan Helsingin (tai lähiseutujen) kulturellimpaan puoleen. Tällä kertaa vuorossa on yksi lähimuseoistamme, Taidehalli. Kampin lähettyviltä löytyy myös mm. Luonnotieteellinen museo, Kiasma sekä vasta avattu ja suuresti kehuttu Amos Rex. Toimistomme on pian muuttamassa muutaman korttelin päähän Keskuskadulle, mutta onneksi sieltäkään ei ole pitkä matka museoihin!

Taidehallin näyttelyssä oli valokuvaus kielletty, joten nautimme kulttuurista ilman digitaalisia apuvälineitä.

Klo 18 Kotia kohti

Minulle työn ja vapaa-ajan eriyttäminen on tärkeää. Työpäiväni ovat välillä lyhyempiä ja välillä pidempiä työmääristä ja kiireestä riippuen, mutta pidän silti huolta siitä, että en käsittele työasioita silloin kun olen vapaalla. Matkalla kotiin vilkaisen vielä kännykällä Outlookista huomisen päivän agendan – aamulla suoraan asiakkaalle ja iltapäiväksi toimistolle. Naputtelen nopeasti omaan OneNoteeni yhden idean blogikirjoitusta varten ja unohdan työasiat loppuillaksi.

Haluatko tehdä samaa kuin minä?

Etsimme innostuneita, oma-aloitteisia ja oppivia työkavereita, jotka ovat kiinnostuneet organisaatioiden toimintatapojen kehittämisestä. Taustasi voi olla esimerkiksi HR:ssä (osaamisen kehittäminen, valmennus) tai viestinnässä, opintoalasi kauppatieteiden sijaan tai ohella vaikkapa sosiaalipsykologia tai johtaminen. Kokemus kehityshankkeiden tai järjestelmäkäyttöönottojen vetämisestä tai niihin osallistumisesta on eduksi. Tärkeintä on kuitenkin kyetä osoittamaan, että haluat ymmärtää organisaatioiden sielunelämää ja päästä pureutumaan muutoksen ydinsyihin. Microsoft -teknologioiden tunteminen ei ole vaatimus, mutta kiinnostus uutta kohtaan ja kyvykkyys ottaa asioita haltuun on tärkeää.

Meillä työnkuvat muotoutuvat ihmisen omien kiinnostuksenkohteiden ja kyvykkyyksien perusteella. Minusta ja urastani löytyy lisätietoa webbisivujen esittelystä sekä LinkedInistä. Ota yhteyttä suoraan minuun karoliina.kettukari@digitalillustrated.com tai laita hakemus osoitteeseen rekrytointi@digitalillustrated.com, niin jutellaan lisää 🙂