Turvallisesti vesillä, Power Appsin ja Teamsin avulla

Ajankohtaista Kirjoittanut:
Digital Illustratedin ja Espoon Meripelastajat ry:n (kutsumanimeltään EMPY) yhteistyö otti tuulta purjeisiin syksyllä 2020. Yhteistyön tuloksena Espoon Meripelastajien oma EMPY-appi helpottaa nyt vapaaehtoisen meripelastustyön raportointitaakkaa. Microsoft Teams ja Dataverse for Teams -alustat mahdollistivat ketterän sovelluskehityksen vapaaehtoisorganisaation päivittäisen työn tehostamiseksi.
Meripelastajan kädessä kännykkä, jossa on auki EMPY-appi johon hän kirjaa Emmi-veneen huoltotietoja, taustalla merimaisema ja purjevene

Espoon Meripelastajien Anni Muukkonen otti viime syksynä yhteyttä Digital Illustratediin kysyen tukea organisaation Teams-käyttöön. Annilla oli toisen projektin myötä jäänyt positiivinen kuva Digital Illustratedin palveluista. Yhteistyön aloittaminen Espoon Meripelastajien ja Digital Illustratedin välillä olikin helppoa ja sujuvaa.

Yhteistyön alkuvaiheessa Espoon Meripelastajille perustettiin organisaation rakenteita tukeva Teams-pohjainen viestintäalusta. Tarvekartoitustyöpajojen yhteydessä kävi kuitenkin ilmi, että organisaatiolla oli myös laajempia digitalisaatiotarpeita, joiden toteuttamisessa Teams olisi oiva käyttöliittymällinen ratkaisu.

Microsoft esitteli Dataverse for Teams -alustaan liittyvän uuden konseptin kesällä 2020 ja se julkaistiin marraskuussa 2020 yleiseen käyttöön asiakkaiden Teams-ympäristöihin. Digital Illustratedin ja meripelastajien välinen yhteistyö olikin todella hyvä mahdollisuus todentaa alustan kyvykkyydet. Päätimme käydä muutaman työpajan yhteydessä läpi Espoon Meripelastajien sisäisten prosessien suurimmat haasteet ja nopeasti sieltä nousikin esille toimenpiteiden kirjaamisen haastavuus eri konteksteissa. Päätimme yhteistuumin alkaa suunnittelemaan EMPY-appia, jonka avulla vapaaehtoiset meripelastajat voisivat syöttää omia meripäiviä, kirjata alusten huoltotoimenpiteitä sekä ilmoittaa aluksissa ilmenneistä vioista.

MEripelasyajat appin käyttöliittymä jossa veneiden kuvatMeripelastajien sovelluksen käyttöliittymä, jossa näkyy Emmi veneen viimeisin tankkaus ja huolto, ja aktiiviset viat.Meripelastajat sovelluksen käyttöliittymä, jossa näkyvät appilla tehtävät toiminnot, kuten vian- ja tankkauksen syöttö, huolto, besteen lisäys ja meripäivä.

Yhteistyön lähtökohtana on ollut helpottaa organisaation sisäistä viestintää sekä digitalisoida ruutuvihko-tyyppisiä prosesseja eli kerätä rakenteellista dataa, jota voisi sitten hyödyntää muun muassa työn suunnittelussa. Kun Teams-rakenne ja -käyttöönotto oltiin saatu onnistuneesti hoidettua, oli aika alkaa luomaan sovellusta Teamsin päälle. Dataverse for Teams -alusta on sinällään omanlainen ympäristö, joka ei täysin vastaa puhdasveristä Dataverseä eikä Canvas App-editoriakaan, mutta samankaltaiset lainalaisuudet silti pätevät, ja kuten muissakin low-code-alustoissa ”melkein kaikki on mahdollista”.

Sovellus otettiin toukokuussa testikäyttöön, mutta kuitenkin niin että kaikki tapahtumat pyritään kirjaamaan sovellukseen. Jo lyhyessä ajassa sovellus on tuonut lisäarvoa päivittäiseen meripelastustyöhön ja käyttäjäpalaute on ollut positiivista.

– Huoltotoimenpiteet pitää aina kirjata ylös, jotta pysymme kartalla siitä mitä on tehty milloinkin. EMPY-apin avulla ei tarvitse availla erillisiä exceleitä vaan appi näyttää nopeasti mikä huolto on tehty viimeksi ja mitä pitäisi tehdä seuraavaksi. Lisäksi pysymme paremmin kartalla aluksiin tankatusta polttoaineen määrästä, koska sekin merkataan nykyisin EMPY-appiin entisen ruutuvihon sijaan, kertoo Anni Muukkonen.

– Digital Illustratedin avulla pääsimme paljon nopeammin ja tehokkaammin eteenpäin ihan Teamsin käyttöönotossakin ja EMPY-appin kaltaista palvelua emme olisi ikinä saaneet pystyyn ilman Digital Illustratedia.

Jokaisen Espoon Meripelastajan meripäivät kirjataan ylös ja arkistoidaan yksitellen. Sovelluksen myötä meripelastajien työ on helpottunut. Aikaisemmin jouduttiin käymään jokaisen aluksen lokikirja sivu sivulta läpi ja kirjaamaan henkilöiden meripäivät tukkimiehen kirjanpidolla exceliin. Tämän jälkeen meripäivät voitiin laskea ja raportoida Suomen Meripelastusseuralle. Sovelluksen myötä meripäivät kirjataan automaattisesti henkilöstölle ja reaaliaikaista raporttia voi jokainen käydä itsekin katsomassa. Dataverse for Teams-kannan päälle luotiin Power BI-raportointi Espoon Meripelastajien omasta toimesta, joten asiaa on viety eteenpäin yhdessä ja monella rintamalla.

Parasta Dataverse for Teams-sovelluksessa ja ratkaisuissa on se, että nyt myös Espoon Meripelastajat voivat itsenäisesti ottaa ratkaisun haltuunsa ja kehittää sitä mieleisekseen. Uusia toiminnallisuuksia on jo nyt backlogilla, joten vain aava meri on rajana sovelluksen kehitykselle.
Digital Illustrated ja Espoon Meripelastajat toivottavat kaikille hyvää ja rauhallista juhannusta.

– Navigare necesse est, vivere non est necesse –

PS. Muista Suomen Meripelastusseuran Trossi-jäsenyys, kun liikut vesillä. Jos olet merihädässä Espoon vesialueilla niin tiedät, että apu on lähellä!

PPS. Jos olet hädässä digitalisaatiossa ja tarvitset tukea prosessien tai järjestelmien digitalisoinnissa, tai haluat itsellesikin mainion Teams-pohjaisen sovelluksen, voit ottaa yhteyttä meihin!