Aluehallintovirasto AVI otti syksyllä 2016 Microsoftin pilvipalveluihin perustuvan, kuudelle erilliselle virastolle yhteisen intranetin käyttöönsä. twoday toteutti Microsoft Office 365 -pohjaisen AVInet-intranetin yhteistyössä AVI:n ja Valtion tieto- ja viestintäkeskus Valtorin kanssa.
Haasteet ja tavoitteet
Suomessa toimii kuusi itsenäistä aluehallintovirastoa. Intranet-projektin tavoitteena oli yhdistää kuuden eri AVI:n omat intrat yhdeksi, kaikille yhteiseksi valtakunnalliseksi sisäisen viestinnän välineeksi, joka parantaa strategista ohjausta ja viestintää sekä tehostaa tiedon löydettävyyttä ja hyödyntämistä. Lisäksi haluttiin vahvistaa työntekijöiden välistä viestintää ja sosiaalista vuorovaikutusta modernein työkaluin poikki koko AVI:n organisaation.
Aluehallintovirastoissa haluttiin myös tehostaa aika- ja paikkariippumatonta työntekoa ja tiedonjakoa. Samaan aikaan käytön piti olla tietoturvallista ja hallittua.
Merkittävänä osana uusia työtapoja nähtiin Enterprise Social-palvelu Yammer, joka oli käytössä AVI:lla jo ennen projektia, mutta joka haluttiin ottaa tehokkaammin käyttöön uuden intranetin myötä.
Projekti ja ratkaisu
twoday toteutti AVI:n brändin mukaisen viestinnällisen ja sosiaalisen Intranetin AVInetin Microsoftin Office 365 -pilvipalveluun. Projekti vietiin läpi ketterin menetelmin kahden viikon sprinteissä kevään ja kesän aikana 2016.
AVI:n eri toimipisteiden käyttäjät voivat nyt helposti hyödyntää Intranetin ja Office 365 ratkaisun mahdollisuuksia paikasta ja ajasta riippumatta. Toteutuksessa otettiin huomioon aluekohtainen uutisointi sekä mahdollisuus personoida tapahtumakalenteria, uutisvirtaa ja omia pikalinkkejä. Intranet toteutus tehtiin yhteensopivaksi AVI:lla käytössä olevien mobiililaitteiden kanssa.
”Uusi intranet yhdistää kuusi erillistä AVI:a saman katon alle”,
kertoo AVIn viestintäyksikön päällikkö Jaana Lehtovirta.
”Yhteisestä valtakunnallisesta välineestä huolimatta jokaisella on edelleen mahdollisuus personoida intraa paikallisemmaksi tuomalla esimerkiksi etusivulleen oman viraston tiedotteet ja tapahtumat. Intranet tarjoaa myös nykyaikaisia työkaluja sähköiseen vuorovaikutukseen ja yhteistyöhön. Nämä mahdollisuudet onkin otettu positiivisesti organisaatiossa vastaan. Intranet saatiin toteutettua suunnitellusti ja joustavasti twodayn asiantuntevan tiimin avulla. Tämä on yksi parhaiten sujuneista webbiprojekteista, jossa olen ollut mukana.”
”Toteutettu projekti nähdään erittäin merkittävänä esimerkkinä modernien työtapojen ja pilvipohjaisten työkalujen käyttöönotolle julkishallinnossa. Ratkaisun käyttöönotto on myös merkittävä askel kohti julkisen hallinnon Valtion.fi- kokonaispilviarkkitehtuuria. Valtion.fi kokonaisarkkitehtuuri mahdollistaa palveluiden paikkariippumattoman käytön Office 365-pilvipalvelusta käytön ollessa turvallista ja pääsynhallinnan edistyksellistä.”
Tomas Mäki, Microsoft
Aluehallintovirasto lyhyesti
Aluehallintovirasto (AVI) hyödyntää toiminnassaan virastonsa monipuolista asiantuntijuutta. Virasto hoitaa kahdeksan eri ministeriön alaisuuteen kuuluvia tehtäviä. AVIssa työskennellään poikkihallinnollisesti eli tehtäviä hoidetaan yhteistyössä eri vastuualueiden kanssa. AVI:n vaikuttavuustavoitteisiin kuuluuvat mm.
- Peruspalvelujen saatavuuden ja laadun turvaaminen
- Perusoikeuksien ja oikeusturvan toteutuminen
- Asuin- työ- ja elinympäristön terveellisyyden ja turvallisuuden parantaminen