Vantaa kiihdytti toimintatapamuutosta Office 365 -analytiikan avulla

Refe Kirjoittanut:
Vantaan kaupunki otti käyttöön analyyttisen muutoksen johtamisen mallin Microsoft Office 365 -työkalujen tuottavuushyötyjen varmistamiseksi. Digital Illustratedin kehittämä Office 365 Insights -analytiikkaratkaisu tarjoaa tukea toimintatapamuutoksen läpiviemiseksi kattaen kaupungin koko henkilöstön.
Yksi Insights-analytiikan seurattavista kohteista on OneDriven hyödyntäminen.

Vantaa digikaupunkina

Vantaan kaupunki on toiminut pilvipalveluiden edelläkävijänä julkisella sektorilla hyödyntämällä pilveä erityisesti asiakaslähtöisyyden ja työn tuottavuuden kasvattajana. Vantaa siirtyi ensimmäisenä kaupunkina Suomessa täysin pilvipohjaiseen käyttöoikeussopimukseen Microsoftin kanssa mahdollistaen 8 300:lle kaupungin työntekijälle muun muassa työskentelyn paikasta ja laitteesta riippumatta ja pääsyn yhdellä kirjautumisella sekä kaupungin tarjoamiin sovelluksiin että paikallisiin web-sovelluksiin.

Tarve muutoksen johtamiselle

Muutoksen toteuttaminen edellyttää kaupungin palveluksessa olevilta yksilöiltä ja tiimeiltä uusien yhteistyölähtöisten, ajasta ja paikasta riippumattomien toimintatapojen omaksumista. Muutoksen läpiviemiseksi Vantaan kaupunki päätti ottaa käyttöön analyyttisen, tietoon perustuvan muutoksen johtamisen ja digitaalisten palvelujen jalkauttamisen mallin. Keskeisenä mahdollistajana muutoksen johtamiselle Vantaan kaupunki tunnisti tarpeen havainnolliselle ja tehokkaalle Office 365 -käyttöönoton tilaa analysoivalla tiedolla johtamisen ratkaisulle, jolla voidaan käyttöasteiden lisäksi seurata myös eri Office 365 -työkalujen kuten Skypen ja SharePoint Onlinen erilaisia käyttötapoja.

Tavoitteet toiminnaksi Digital Illustratedin Office 365 Insights-palvelun avulla

Vantaan kaupunki valitsi kilpailutuksen lopputuloksena Digital Illustratedin Office 365 Insights-ratkaisun, joka tarjoaa keskitetyn näkymän monipuolisilla porautumismahdollisuuksilla ison organisaation Office 365 -käyttöönoton tilaan. Analytiikkaratkaisu perustuu esityskerroksen osalta Power BI -tuotteeseen ja hyödyntää tiedon varastoinnissa Azuren tallennuspalveluja. Digital Illustratedin Office 365 -analytiikkaratkaisu otettiin valituilla asiakaskohtaisilla mukautuksilla käyttöön lokakuussa 2017. Ratkaisun mukautettavuus mahdollistaa myös jatkossa organisaatiokohtaisten HR-tietolähteiden lisäämisen, tietomallin laajentamisen ja käyttöliittymän kehittämisen kustannustehokkaasti ja nopeasti.

”Ratkaisun avulla muutoksen johtamisen organisaatiomme pystyy viemään Office 365 -palveluiden jalkautusta systemaattisesti ja tavoitelähtöisesti läpi, mahdollistaen välittömän reagoinnin mahdollisiin poikkeamiin käyttöasteiden ja käyttötapojen osalta.  Ratkaisun avulla varmistamme, että kaupungin tekemät lisenssi-investoinnit muuttuvat mitattavaksi hyödyksi, ja digitaalisen muutoksen edellyttämät uudet toimintatavat jalkautuvat tavoitellulla tavalla”, kertoo Vantaan kaupungin tietohallinnon asiakaspalvelupäällikkö, Jarkko Karjalainen.