Vinkit sähköpostiviestintään Dynamics Marketingilla: viestin lähettäminen

Ajankohtaista Kirjoittanut:
Kirjoitus on toinen osa Dynamics Marketing sähköpostiviestinnän käyttövinkkejä koskevaa blogisarjaa
Kannettava tietokone puupöydällä

1. Valitse lähettäjä huolellisesti ja muista todentaa toimialueesi

Osoite, josta sähköposti lähetetään vaikuttaa suoraan siihen, millä todennäköisyydellä sähköposti luokitellaan roskapostiksi. Jotta viestisi ei päädy roskapostiin, tulee sinun todentaa toimialue, josta sähköposti lähetetään.

Sähköpostin toimialueen todennuksen (DKIM, DomainKeys Identified Mail) myötä vastaanottajien sähköpostipalvelimet voivat varmistua siitä, että osoite, josta viesti on lähetetty kuuluu organisaatiollesi.

On myös tärkeää, että ”lähettäjä” kuvastaa aina sähköpostin tarkoitusta, eli sitä onko kyseessä kaupallinen vai tiedottava viesti, ja onko viesti henkilökohtainen, tiimin lähettämä vai edustaako se koko organisaatiota.  Jos kyseessä on viesti yrityksen toimitusjohtajalta, asiakasvastaavalta tai tietyltä tiimiltä, käytä henkilön tai tiimin sähköpostia. Valitse sähköpostille myös vastausosoite, mikäli kyseessä on kaupallinen viesti, voit kirjoittaa vastausosoitteeksi no-reply@organisaatiosinimi.com.

 

2. Muista testata ennen lähetystä

Testaa viestisi aina ennen varsinaista lähettämistä. Tällä tavoin voit helpoiten välttää turhat ja toisinaan myös brändi-imagoa häiritsevät mokat.

Esikatselussa voit katsella miltä viestisi näyttää erilaisilla laitteilla, kuten tabletilla, puhelimella sekä työpöydällä. Esikatselussa et kuitenkaan voi testata linkkien toimimista. Lisäksi esikatselu näkymä ei ole minkään todellisen laitteen oikea näkymä, ja on parhaillaan suuntaa antava. Varmin tapa testata viesti, on tehdä testilähetys valitsemallesi testijoukolle.

Viestin muokkaustilassa esimerkiksi rivivälit ja välit eri viestinosien välillä eroavat varsinaisesta viestistä. Dynamics Marketingilla käytössäsi on Litmus-pavelu, jolla voit testata viestin lähettämällä sen valitsemaasi laitteeseen, jolloin saat paluviestinä kuvakaappauksen siitä, miltä viestisi näyttää todellisuudessa valitsemallasi laitteella avattuna.

Marketingista löytyy lisäksi spämmiriskin ja saavutettavuuden testaustoiminnot, jotka kertovat kuinka suurella todennäköisyydellä viestisi joutuu vastaanottajalla roskapostiin ja kuinka saavutettava viestisi on.

Halutessasi, voit myös A/B-testata viestisi, tekemällä kaksi hieman toisistaan eroavaa viestiä ja lähettämällä kumpaakin haluamasi %-määrän (esim. 20% ja 20%) vastaanottajille. Dynamics Marketing arvioi, kumpi viesteistä oli onnistuneempi avausten mukaan ja lähettää sitten lopuille vastaanottajille (60%) paremmin pärjänneen version viestistäsi.

 

A/B testaus sähköpostieditorissa ja Litmus-palvelu järjestelmässä
a) Marketingissa A/B testaus on perustoiminto koka löytyy sähköpostieditorista (vasemmalla) b) Litmus-palvelu mahdollistaa uutiskirjeen testauksen tietyssä mobiililaitteessa tai sähköpostipalvelimessa (oikealla)

 

3. Segmentoi markkinointiluettelo ja ylläpidä sitä välttääksesi viestisi päätyminen roskapostiin

Aina kun kyseessä ei ole kaikille asiakkaillesi tai kumppaneillesi lähtevä viesti, tulisi jokaiselle lähtevälle viestillesi olla oma segmentti, jotta vastaanottajasi saavat heille merkityksellistä ja kiinnostavaa viestintää. On myös tärkeää päivittää markkinointilistaa säännöllisesti poistamalla listalta perille menemättömät sähköpostiosoitteet. Lähettäessäsi viestejä viallisiin tai passiivisiin sähköpostiosoitteisiin, oman IP-osoitteesi maine heikkenee ja viestisi tulkitaan todennäköisemmin kalastelu- tai roskapostiksi.

 

4. Valitse asiakassiirtymän lähetysajat 

Erityisesti lähettäessäsi viestisi asiakassiirtymässä dynaamiselle segmentille, kannattaa viestin välitysajankohta valita tarkkaan. Mikäli esimerkiksi uutiskirjeessäsi on vanhenevaa tietoa, kuten kutsu tiettyyn tapahtumaan, sitä ei kannata lähettää uusille tilaajille enää tapahtuman jälkeen, vaikka he tilaisivatkin uutiskirjeesi.

Viesteille voidaan asettaa vanhenemispäivä, jonka jälkeen uutiskirje ei enää lähde uusille tilaajille, vaan he saavat vasta tilauksen seuraavan uutiskirjeen. Lähetysajoissa voit myös valita, haluatko lähettää viestejä vain esimerkiksi arkipäivisin, vaikka tilaaja liittyisi luetteloon viikonloppuna.

 

Järjestelmässä valittuna viestin lähetyspäivät ma-pe ja vanhenemispäivä 7.7.
Viestille voidaan valita tietyt lähetysajankohdat ja vanhenemispäivämäärä.

5. Lämmittele IP-osoitteesi ja toimialueesi 

Jos IP-osoitteesi on uusi, vaatii se aluksi lämmittelyä.

Uusista IP-osoitteista tulevat viestit ovat vastaanottajien sähköpostitoimittajien näkökulmasta epäluotettavia. IP-osoitteen lämmittely tarkoittaa IP-osoitteen luotettavuuden rakentamista vähitellen, kohdistamalla viestintää aluksi pienemmälle kohdeyleisölle ja kasvattamalla kohdeyleisöä IP-osoitteen maineen kasvaessa.

Käytännössä IP-osoitteen lämmittely tehdään lähettämällä aluksi pienempiä määriä viestintää niille vastaanottajille, joiden tiedät lukevan viestejäsi, jolloin IP-osoitteesi uskottavuus vähitellen kasvaa.

Lämmittely kannattaa aloittaa parhaiten suoriutuvilla viesteilläsi, joilla tiedät olevan lukijoita. IP-osoitteen lämmittely kestää keskimäärin 4-8 viikkoa, riippuen vastaanottajien määrästä ja aktiivisuudesta.